Wszystkie czeskie osoby prawne i fundusze powiernicze, które nie korzystają ze zwolnienia ustawowego, mają obowiązek zgłoszenia beneficjenta do Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, który w Czechach nosi nazwę Evidence skutečných majitelů. Jednak nie na tym kończą się wymagane formalności. Jeśli w spółce zajdą jakieś zmiany, które wymieniono w przepisach, musi ona dokonać aktualizacji. Niezbędne jest też czuwanie nad zgodnością ze stanem faktycznym i dopilnowanie, żeby informacje pozostawały aktualne.
Kto musi znaleźć się w Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych?
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych to specjalnie stworzony system, którego celem jest ujawnianie informacji o osobach sprawujących rzeczywistą kontrolę nad spółkami. CRBR nie odpowiada na pytanie, kto formalnie figuruje jako wspólnik lub członek zarządu, tak jak mamy np. w rejestrach sądowych. W prostych strukturach ustalenie takiej osoby nie budzi większych wątpliwości. Więcej czasu wymagają jednak przedsiębiorstwa z kilkoma poziomami własności lub udziałowcami z różnych państw.
Dla spółek najważniejsze jest to, że dane wpisane do rejestru powinny odpowiadać rzeczywistemu sposobowi sprawowania kontroli nad przedsiębiorstwem.
Nie każda spółka zgłasza dane do rejestru w taki sam sposób
W części spółek dane trafiają do Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych automatycznie na podstawie informacji znajdujących się już w innych rejestrach. Z taką sytuacją spotykamy się zwłaszcza przy prostych strukturach właścicielskich.
Uwaga!
Automatyczny wpis do CRBR nie zwalnia spółki z odpowiedzialności za prawidłowość danych. Spółka musi zweryfikować, czy są one zgodne z rzeczywistą strukturą. Również w sytuacji, gdy są niepełne, odpowiada za ich poprawność i niezwłoczne uzupełnienie braków.
Gdy za spółką stoi kilku udziałowców, kolejne podmioty lub zagraniczny właściciel, sam wpis do rejestru nie jest jedynym krokiem, jakiego należy dopilnować. Najpierw spółka ustala, kto rzeczywiście sprawuje kontrolę nad przedsiębiorstwem, a potem prawidłowo odzwierciedla tę strukturę w rejestrze.
Z obowiązku rejestracji w czeskim rejestrze zwolnione są m.in.:
- kościoły,
- stowarzyszenia właścicieli jednostek,
- osoby prawne kontrolowane przez państwo.
Rejestr ma odzwierciedlać aktualny stan. Jeżeli tylko zmienia się struktura właścicielska przedsiębiorstwa lub osoba sprawująca rzeczywistą kontrolę nad spółką, aktualizacji wymagają również dane znajdujące się w rejestrze.
Wpisu, zmiany lub wykreślenia danych z rejestru dokonuje się za pośrednictwem sądu lub notariusza. Rejestracji może dokonać pełnomocnik prawny w imieniu oferenta, jednak trzeba pamiętać o dołączeniu pełnomocnictwa.
Ważne!
Czeski portal administracji publicznej zwraca uwagę, że w wielu przypadkach dokonanie wpisu za pośrednictwem notariusza wiąże się z niższymi kosztami.
Danych nie aktualizuje się raz w roku. Czechy nie wyznaczyły konkretnych terminów ani dat, ale przepisy wymagają działania bez zbędnej zwłoki, więc najlepiej zrobić to zaraz po zmianie okoliczności mających wpływ na wpis.
Do wniosku o rejestrację należy dołączyć dokumenty potwierdzające status beneficjenta:
Odpis z rejestru publicznego (wraz ze zbiorem dokumentów) lub z zagranicznego rejestru odpowiadającego rejestrowi publicznego lub rejestrowi beneficjentów rzeczywistych.
Akt założycielski spółki.
Lista wspólników.
Ile kosztuje wpis do Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych w Czechach?
Za dokonanie wpisu do czeskiego CRBR trzeba uiścić kwotę, która zależy od formy prawnej podmiotu, którego beneficjent rzeczywisty chce się zarejestrować.
Koszt wpisu wynosi 4000 CZK w przypadku spółki handlowej (z wyłączeniem spółdzielni mieszkaniowych i socjalnych), 2000 CZK przy fundacjach, funduszach fundacyjnych, organizacji pożytku publicznego, instytutów i powiernictw. Najmniejszą kwotę zapłacą stowarzyszenia i spółdzielnie mieszkaniowe oraz socjalne, które za wpis muszą uiścić 500 CZK.
Rejestr Beneficjentów w Czechach nie jest już publiczny
Do grudnia 2025 r. CRBR w Czechach był publiczny i do danych miała dostęp szeroka grupa. W zeszłym roku sytuacja ta uległa zmianie. Od jego końca danych nie wyświetlą już wszyscy zainteresowani.
Rejestr nadal pozostaje ważnym narzędziem wykorzystywanym przez organy publiczne i podmioty, które na podstawie przepisów mają prawo korzystać z tych informacji. Zmieniły się natomiast zasady dostępu do danych. Było to odpowiedzią na orzecznictwo dotyczące ochrony prywatności beneficjentów rzeczywistych.
Ograniczenie dostępu do rejestru nie zmieniło obowiązków związanych z ustaleniem beneficjenta rzeczywistego ani konieczności aktualizowania wpisów.
Najważniejsze obowiązki i ich konsekwencje
Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych nie wiąże się z codziennymi formalnościami. Najwięcej zmian przynoszą nowi wspólnicy, nowy inwestor czy przebudowa struktury właścicielskiej. W takich sytuacjach spółki mają aktualizować dane dotyczące beneficjenta w czeskim systemie.
Najczęściej muszą:
ustalić, kto jest beneficjentem rzeczywistym zgodnie z obowiązującymi przepisami,
zgłosić dane do rejestru, jeżeli podlegają wpisowi,
zaktualizować dane po zmianach dotyczących beneficjenta rzeczywistego,
zachować zgodność pomiędzy wpisem w rejestrze a rzeczywistą strukturą właścicielską spółki.
Niedopełnienie tych obowiązków może wiązać się z konsekwencjami finansowymi. Czeskie przepisy przewidują możliwość nałożenia grzywny wynoszącej nawet 500 000 CZK. Nieprawidłowy wpis może wpływać również na wykonywanie niektórych praw związanych z funkcjonowaniem spółki, m.in. na wypłatę udziału w zysku. Przewidziany jest też zakaz głosowania w najwyższym organie spółki (np. zgromadzeniu wspólników czy walnym zgromadzeniu).
