Datová schránka – elektroniczna komunikacja z czeskimi urzędami

Datová schránka (skrzynka danych) jest to elektroniczna przechowalnia informacji, której główną funkcją jest dostarczanie oraz odbieranie dokumentów urzędowych w formie elektronicznej. Ten system komunikacji zastępuje klasyczny sposób doręczania dokumentacji w formie listów za potwierdzeniem odbioru. 

Datová schránka dostępna jest pod adresem: www.mojedatovaschranka.cz

Jak to działa?

Organy administracji państwowej mogą za pośrednictwem skrzynki danych przesyłać decyzje, wezwania itp. wszystkim podmiotom, które z takiej skrzynki korzystają. Podmioty, które posiadają skrzynkę danych, mogą przy jej pomocy realizować powinności względem administracji państwowej.

Przez skrzynkę danych (dalej DS) można wysyłać i odbierać wiadomości, sprawdzać status wysłanych wiadomości, przyjmować potwierdzenia o dostarczeniu i odebraniu, można też sprawdzać, czy adresat jest posiadaczem DS. Komunikacja przebiega szybko i tanio.

Dodatkowo pojemność DS jest nieograniczona. Umożliwia przesyłanie wszystkich dokumentów, które można konwertować z formy papierowej do cyfrowej. Wyjątek stanowią dokumenty takie jak dowód osobisty, paszport, pozwolenie na broń, prawo jazdy czy książeczka oszczędnościowa. Ważne jest, że obie wersje dokumentów, a więc papierowa i elektroniczna, są równowartościowe.

Skrzynka danych w przypadku osób prawnych

Dla osób prawnych zarejestrowanych w Rejestrze Handlowym, który jest czeskim odpowiednikiem polskiego KRS (czyli np. dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością - s.r.o.) założenie DS jest obowiązkiem prawnym. Oznacza to, że skrzynka jest zakładana automatycznie, przy wpisie podmiotu do rejestru. Każda osoba prawna ma prawo do korzystania z jednej skrzynki danych. Zarówno założenie, jak i korzystanie z DS jest bezpłatne.

Dostęp do skrzynki danych

Dostęp do DS jest możliwy kiedykolwiek i gdziekolwiek, nie oznacza to jednak, że dzięki DS można się kontaktować bezpośrednio z urzędnikami. Skrzynka danych umożliwia komunikację z całym urzędem, ponieważ każdy urząd będzie posiadał tylko jedną taką skrzynkę.

Aby uzyskać dostęp do DS, należy dysponować danymi dostępowymi (loginem i hasłem), które czeskie Ministerstwo Spraw Wewnętrznych przesyła tzw. listem imiennym do rąk własnych adresata (jest on przesyłany na adres zamieszkania osoby upoważnionej do reprezentowania podmiotu - najczęściej Prezesa Zarządu). Niestety list taki nie jest wysyłany do Polski. W jego miejsce zostaje przesłane zawiadomienie, które jednocześnie stanowi instrukcję dalszego postępowania.

W takiej sytuacji odbiorca listu powinien się udać do CzechPOINT (punkty znajdujące się np. na pocztach, w których można uzyskać dane, odpisy i wypisy z ewidencji publicznych i rejestrów) oraz złożyć wniosek o unieważnienie wygenrowanych danych dostępowych i wydanie nowych. We wniosku należy podać adres e-mail, na który zostanie wysłany link aktywacyjny. Za jego pomocą i z wykorzystaniem danych zawartych w potwierdzeniu o złożeniu wyżej wspomnianego wniosku będzie możliwy odbiór tzw. wirtualnej koperty z danymi dostępowymi.

Kto ma dostęp do DS?

Do wglądu do skrzynki danych jest uprawniony organ statutowy osoby prawnej, członek organu statutowego osoby prawnej lub kierownik jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa zagranicznej osoby prawnej zapisanej w rejestrze, dla której DS została założona. Jest to osoba uprawniona (tzw. Oprávněná osoba).

Następnie prawo do dostępu do DS ma Osoba upoważniona (tzw. Pověřená osoba), którą w przypadku skrzynki danych osób prawnych jest osoba fizyczna upoważniona przez Osobę uprawnioną (Oprávněná osoba), opisaną w powyższym punkcie. Osoba uprawniona określa także zakres dostępu Osoby upoważnionej do DS i zakłada jej własne konto, aby jej działania nie były przez system traktowane, jako bezpośrednie działania osoby uprawnionej.

Kolejną alternatywą, która jest wygodna przede wszystkim dla większych firm, jest ustalenie przez Osobę uprawnioną Administratora, który jest osobą fizyczną mającą możliwość samodzielnie wyznaczać Osoby upoważnione i przydzielać im konkretny zakres dostępu do wiadomości.

Korzyści płynące z posiadania DS

Skrzynki danych przyspieszają ustanowienia dzięki tzw. instytutowi dostarczonej przesyłki (institut doručené zásilky), co oznacza, że każda przesyłka, która się znajdzie w skrzynce danych, jest po terminie 10 dni uznawana za odebraną. Wiadomość jest zawsze dostarczona, żadna informacja nie ma prawa się zgubić. DS zapewniają również bezpieczeństwo, ponieważ jedyne, do czego jest możliwy zewnętrzny dostęp to zawiadomienia o pojawieniu się nowej wiadomości w skrzynce danych, które system automatycznie przekazuje np. na adres e-mail właściciela DS. Przesyłane dokumenty poruszają się wyłącznie wewnątrz systemu, między konkretnymi skrzynkami danych.