Rozwój pracowników to fundament sukcesu każdej firmy. Świadomy swoich mocnych stron, błędów i obszarów do poprawy pracownik nie tylko zwiększa swoją produktywność, ale również dobrze się rozwija. A to stanowi korzyść zarówno dla niego, jak i dla Ciebie jako pracodawcy. Zadowolony, doceniony i dobrze prowadzony członek zespołu chętniej angażuje się w swoje obowiązki, a jego praca bezpośrednio przekłada się na wyniki firmy. Najważniejsze jest, aby feedback był przekazywany w sposób konstruktywny. Źle sformułowana informacja zwrotna może zaszkodzić relacjom i wpłynąć negatywnie na atmosferę na linii pracownik-pracodawca. Jak więc udzielać feedbacku, by rzeczywiście wspierał rozwój? Poznaj kilka istotnych zasad!
Czym jest konstruktywna informacja zwrotna?
Feedback, czyli informacja zwrotna, jest komunikatem przekazywanym pracownikowi w odniesieniu do jego pracy, wypełniania powierzonych obowiązków czy np. zaangażowania w rozwój firmy. Najważniejsza kwestią jest to, aby informacja zwrotna była konstruktywna. Przez to rozumie się taką komunikację, która opiera się na faktach, jest konkretna i pomaga poprawie działań. Informacja zwrotna powinna również motywować do podejmowania dalszych wyzwań.
Zalety konstruktywnego feedbacku w pracy
Choć wydaje się to dość trudne do jednoznacznego oszacowania, można bezpiecznie założyć, że regularne przekazywanie pracownikowi konstruktywnej informacji zwrotnej znacząco przyspiesza jego rozwój zawodowy. Pewne jest jedno: konstruktywny feedback działa na korzyść zarówno pracownika, jak i firmy.
Dobrze przekazany feedback pozwoli na naprawienie sytuacji, skorygowanie popełnianych błędów. Ostatecznie doprowadzi do poprawy jakości wykonywanych obowiązków.
Czego unikać podczas udzielania informacji zwrotnej?
Jeśli chcesz konstruktywnie udzielić informacji zwrotnej swojemu pracownikowi, przede wszystkim musisz wiedzieć, czego należy unikać.
Często powielanymi problemami w feedbacku są zwłaszcza:
- Brak koncentracji na adresacie – gdy udzielasz informacji zwrotnej, skup się na pracowniku. Pokaż mu, że w danym momencie to on jest ważny i konkretnie o nim rozmawiacie. Nie rozpraszaj się sprawami dodatkowymi.
- Brak przygotowania do udzielenia krytycznej informacji zwrotnej – przy zwykłej pochwale nie jest to tak widoczne (choć i tu warto się przygotować). Jednak przy poruszaniu kwestii krytycznych trzeba dokładnie wiedzieć, o czym i w jakim zakresie chcesz porozmawiać. Jeśli przy udzielaniu feedbacku brakuje konkretów, przygotowania, lub po prostu widać, że komunikuje to ktoś, kto w ogóle nie zna pracownika i jego pracy – rozmowa nie przebiegnie tak, jak powinna.
- Brak zachowania proporcji – dobrze, aby w przekazywaniu feedbacku założyć chęć utrzymania proporcji między kwestiami pozytywnymi i tymi wymagającymi zmiany. O ile jest to oczywiście możliwe.
- Brak dialogu – feedback wbrew pozorom nie jest tylko monologiem przełożonego. Powinno się to zawsze opierać na rozmowie i aktywnym słuchaniu. Im wyższe kompetencje ma pracownik, tym mniej powinien mówić jego szef. Nigdy jednak nie powinno być tak, że pracownik tylko biernie słucha.
- Generowanie lęku u pracownika – zapowiadanie rozmowy np. za kilka dni (przykładowo: po weekendzie) generuje u pracownika liczne obawy dotyczące tematu spotkania. Projekcje z tym związane zwiększają ryzyko wypalenia zawodowego.
- Brak planu działania – nie wystarczy przekazać informację zwrotną w postaci stwierdzenia, co jest nie tak z wykonywaniem obowiązków. Niezwykle ważne jest również to, aby wspólnie stworzyć i zaproponować rozwiązania, które pomogą na uniknięcie danych problemów. Program naprawczy jest tak naprawdę sednem dawania feedbacku.
Jak dobrze motywować pracownika?
Przykładem motywowania jest przekazywanie informacji zwrotnej w taki sposób, który ujawnia chęć wsparcia pracodawcy (lub przełożonego) wobec pracownika. Przykładowo, jeśli problemem jest regularne spóźnianie się, zamiast robić o to wyrzuty, można poprowadzić rozmowę w kierunku znalezienia sposobu na rozwiązanie zaistniałej sytuacji. Czasem przyczyna może być ukryta i odpowiednie podejście pozwoli na poprawę danego działania w dobrej atmosferze. Przy tym pracownik poczuje się zrozumiany, a to może motywować do znalezienia adekwatnego rozwiązania, satysfakcjonującego dla obu stron.
Z kolei pełne wyrzutów zwracanie się do pracownika, domaganie się poprawy bez chęci wysłuchania, czy za konkretnym działaniem nie stoi jakiś ważny powód, tworzy problematyczną sytuację. Pracownik wówczas czuje się zdemotywowany do pracy, jego nastrój spada, a dodatkowo uderza to w jakość wykonywanych obowiązków.
Tak unikniesz błędów w feedbacku!
Co zatem powinieneś robić, aby informacja zwrotna była konstruktywna i cenna? Gdy planujesz dać feedback pracownikowi to:
1. Odpowiednio przygotuj się do rozmowy.
2. Mów o konkretach.
3. Słuchaj pracownika.
3. Dostosuj sposób wypowiedzi do kontekstu komunikacyjnego.
4. Przedstaw propozycję rozwiązania - skup się na nim.
5. Regularnie sprawdzaj, jak idą postępy.
Jak widzisz, konstruktywny feedback jest cennym narzędziem, które wspiera rozwój pracownika i buduje pozytywne relacje w zespole. Powinien być więc rzeczowy, wyważony i nastawiony na rozwiązania, a nie na krytykę. Odpowiednio przekazana informacja zwrotna motywuje, zwiększa zaangażowanie i przyczynia się do sukcesu całej firmy.
