Obecnie benefity pracownicze są jednym ze składników prawie każdej umowy o pracę. Rzadko można spotkać ofertę zatrudnienia, która nie zawiera, oprócz standardowego wynagrodzenia, różnorodnych dodatkowych korzyści dla potencjalnych pracowników. Kwestie związane z opodatkowaniem tych świadczeń często są przedmiotem decyzji organów podatkowych oraz wyroków sądów administracyjnych. Obliczanie podatków od przyznanych benefitów jest skomplikowane, ponieważ świadczenia te mogą przybierać różne formy. Brak wyraźnych regulacji prawnych utrudnia jednoznaczne określenie ich statusu podatkowego.

Co to są benefity pracownicze?

Pod pojęciem benefitów pracowniczych rozumiane są różnorodne świadczenia niewypłacane bezpośrednio w formie pieniężnej, które są oferowane pracownikom. Choć definicja prawna tego terminu nie istnieje, generalnie przyjmuje się, że do benefitów pracowniczych nie zalicza się regularnych składników wynagrodzenia wypłacanych w gotówce.

Niektóre źródła uznają także za benefity pracownicze obligatoryjne świadczenia wynikające z przepisów, takie jak te dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy. Głównie jednak benefity postrzega się jako dodatkowe korzyści o charakterze motywacyjnym, które są częścią stosunku pracy. Mogą one przyjmować formę rzeczywistą lub dostępu do różnych usług i dóbr, często będących świadczeniami bezpłatnymi lub częściowo odpłatnymi. Do standardowych benefitów należą takie usługi jak abonamenty medyczne, karty sportowe czy grupowe ubezpieczenia. Mniej typowe, ale również obecne, są benefity takie jak dofinansowanie dojazdów, wyżywienia, biletów na wydarzenia kulturalne czy wsparcie dla hobby czy wypoczynku.

Pracodawcy często oferują również dodatkowe udogodnienia jak przekąski, napoje, prezenty okolicznościowe, paczki świąteczne dla dzieci, karty podarunkowe czy dofinansowanie do kursów i studiów podyplomowych. Organizowane są również różnego rodzaju imprezy integracyjne, od przyjęć, po wyjścia do restauracji czy wycieczki. W ofercie benefitów mogą też występować rabaty na produkty firmy, możliwość korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych oraz opcja zakupu używanego sprzętu firmowego.

Źródła finansowania benefitów są różnorodne: od pełnego pokrycia przez pracodawcę, poprzez Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, aż do częściowego finansowania przez samego pracownika. Benefity zazwyczaj wiążą się bezpośrednio ze stosunkiem pracy, a w kontekście podatkowym niektóre z nich mogą być traktowane jako darowizny, zwłaszcza te związane z ważnymi wydarzeniami życiowymi pracowników.

Benefity pracownicze a podatki

Jest powszechną praktyką, że pracodawcy wprowadzają różnorodne pakiety benefitów dla swoich pracowników, mając na celu zwiększenie ich motywacji oraz lojalności wobec firmy, co przekłada się również na pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa. Mimo że wprowadzenie takich świadczeń wiąże się z dodatkowymi wydatkami dla pracodawcy, przynoszą one korzyść w postaci utrzymania wysokiej motywacji wśród pracowników. Kwestią, która pojawia się w kontekście takich benefitów, jest ich opodatkowanie.

Zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) z 11 marca 2004 roku podstawą opodatkowania jest całość wynagrodzenia, które dostawca towarów lub usługodawca otrzymuje za swoje usługi od nabywcy lub innych stron. Pytanie nasuwa się, jak jest opodatkowane świadczenie, które pracodawca nabywa od zewnętrznych dostawców i oferuje swoim pracownikom za częściową odpłatnością, a nie bezpłatnie?

W takim przypadku benefity te podlegają opodatkowaniu VAT. Jednak ustalenie bazy do tego opodatkowania może być problematyczne. Zgodnie z interpretacją Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej podstawę opodatkowania dla świadczeń częściowo odpłatnych stanowi wartość rynkowa tych usług pomniejszona o kwotę podatku.

Z punktu widzenia VAT pracodawca ma dwie opcje:

• świadczyć usługi nieodpłatnie, co nie jest opodatkowane VAT,
• przekazywać towary nieodpłatnie, co wiąże się z obowiązkiem opodatkowania tego przekazania.

Dodatkowo warto zauważyć, że pozapłacowe benefity pracownicze są traktowane jako część przychodów osób zatrudnionych i jako takie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). W takim przypadku pracodawca, jako płatnik podatku, jest odpowiedzialny za pobranie zaliczek na PIT od wartości tych benefitów i ich wpłatę do urzędu skarbowego.

Jakie świadczenia są opodatkowane?

Artykuł 12 ustęp 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 roku definiuje, że jako przychody ze stosunków służbowych, pracy, pracy nakładczej oraz z pracy w ramach spółdzielni, uznaje się wszelkie formy wypłat pieniężnych oraz świadczenia w naturze lub ich równowartość pieniężną, niezależnie od źródła ich finansowania. W szczególności obejmuje to:

• podstawowe wynagrodzenia,
• wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych,
• różnorodne dodatki i nagrody,
• ekwiwalenty za urlop, który nie został wykorzystany oraz inne sumy, bez względu na to, czy ich wysokość była ustalona z góry.

Dodatkowo do tej samej kategorii zaliczane są również świadczenia pieniężne pokrywane przez pracodawcę na rzecz pracownika oraz wartość innych świadczeń nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych.

Każdy benefit pracowniczy powinien być indywidualnie oceniony, czy jego wartość powinna być wliczona do przychodu pracownika, a następnie opodatkowana według odpowiedniej stawki podatkowej, która wynosi 12% lub 32%, zależnie od progu podatkowego, w którym znajduje się dany podatnik.

Specyficzny przypadek stanowi udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego do użytku prywatnego. Jego wartość jako nieodpłatnego świadczenia jest ustalona z góry i wynika z art. 12 ust. 2a ustawy o PIT. Zależy ona od pojemności silnika pojazdu i wynosi 250 zł albo 400 zł.

Benefity pracownicze a podatek dochodowy

Orzeczenie Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 roku (sygnatura akt K 7/13) precyzuje, które benefity pracownicze powinny być wliczane do obliczania podatku dochodowego. Zgodnie z wyrokiem świadczenia te muszą spełniać trzy kryteria, aby były uznane za przychód pracownika.

1. Świadczenie musi być przyznane za zgodą pracownika, co oznacza, że korzystanie z benefitów jest dobrowolne.

2. Świadczenie powinno być realizowane w interesie pracownika, nie pracodawcy i przynosić pracownikowi konkretne korzyści materialne.

3. Korzyści z benefitów muszą być mierzalne i przypisane bezpośrednio do konkretnego pracownika.

Benefity takie jak pakiety ubezpieczeniowe czy karty sportowe zazwyczaj przybierają formę nieodpłatnych świadczeń oferowanych przez pracodawcę, które zgodnie z wyżej wymienionym orzeczeniem, stanowią przychód podlegający opodatkowaniu w ramach PIT. Wartość abonamentu na takie pakiety benefitów, pokrywana przez pracodawcę dla danego pracownika, jest traktowana jako wartość nieodpłatnego świadczenia dla tego pracownika, niezależnie od tego, czy pracownik zdecyduje się skorzystać z pakietu, czy nie. Od momentu, gdy świadczenia stają się dostępne dla pracownika, ich wartość powinna być włączona do jego wynagrodzenia jako przychód.

Zasady opodatkowania benefitów zdrowotnych

Badania z zakresu medycyny pracy finansowane przez pracodawcę są formą świadczenia na rzecz pracowników, jednak nie podlegają opodatkowaniu. Sytuacja wygląda inaczej w przypadku pakietów medycznych, które są popularnym rodzajem benefitów pracowniczych. Przychód pracownika powstaje niezależnie od tego, czy korzysta on z usług medycznych czy nie, w momencie gdy pracodawca zawiera umowę z firmą medyczną oferującą takie usługi na rzecz swoich pracowników. Jest to uznawane za nieodpłatne świadczenie usług.

Nie jest jednak opodatkowana wartość usług, które faktycznie zostały skonsumowane przez pracownika, lecz wartość samej możliwości korzystania z tych usług, którą pracownik otrzymuje. W przypadku, gdy pracodawca nabywa na rzecz swoich pracowników opcjonalne świadczenia medyczne jako część pakietów benefitów, musi on doliczyć wartość tych świadczeń do przychodów pracowniczych. Następnie pracodawca jest zobowiązany pobrać odpowiednią zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) i przekazać ją do urzędu skarbowego.

Rozliczenie benefitów dla pracowników a składki ZUS

Ustalenie, czy benefity dla pracowników wliczane są do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, zależy od szczegółowych regulacji. Zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem korzyści materialne uzyskane z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagrodzeń lub innych przepisów regulujących wynagrodzenia, które umożliwiają zakup produktów po cenach niższych niż rynkowe, jak również korzystanie z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych usług transportowych, są zwolnione ze składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Oznacza to, że jeśli pracownik częściowo pokrywa koszty takich benefitów, korzysta ze zwolnienia z części składek ZUS, które pokrywa pracodawca.

Dodatkowo wartość benefitów pracowniczych udostępnianych w okresie otrzymywania zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego również może być wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Warunkiem stosowania tego wyłączenia jest zawarcie odpowiednich postanowień w układach zbiorowych pracy lub innych przepisach regulujących wynagrodzenia. Jeśli takie regulacje nie zawierają takich postanowień, wtedy wartość benefitów finansowanych częściowo przez pracodawcę podlega oskładkowaniu w pełnej wysokości.