Czym jest akt notarialny? To specyficzna i powszechnie stosowana forma czynności prawnej. Przybiera postać sformalizowanego dokumentu urzędowego, który potwierdza wyrażenie woli. To, co go wyróżnia, to obecność notariusza, który uczestniczy w redagowaniu treści umowy (tzw. oświadczeniu woli) oraz głośno odczytuje zapisy stronom, upewniając się, że są one świadome podjętych czynności. Na koniec składa swój podpis.
Z czego składa się akt notarialny?
Dokument można podzielić na pięć zasadniczych części:
1. Komparycja
Jest to swego rodzaju nagłówek, który zawiera dzień, miesiąc i rok sporządzenia aktu, a w razie potrzeby lub na żądanie strony - godzinę i minutę rozpoczęcia i podpisania aktu. Wskazuje również miejsce przygotowania dokumentu oraz imię, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza, a jeżeli akt sporządził zastępca notariusza - imię i nazwisko zastępcy,
W tej części znajdują się również najważniejsze informacje dotyczące stron, a więc imiona, nazwiska, imiona rodziców i miejsce zamieszkania osób fizycznych, nazwę i siedzibę osób prawnych lub innych podmiotów biorących udział w akcie, imiona, nazwiska i miejsce zamieszkania osób działających w imieniu osób prawnych, ich przedstawicieli lub pełnomocników, a także innych osób obecnych przy sporządzaniu aktu.
Tożsamość stron oraz inne ich dane osobowe stwierdza się na podstawie dowodów osobistych lub innych dokumentów.
2. Właściwy akt
Dalsza część aktu notarialnego zawiera zgodne oświadczenia stron oraz powołanie się na okazane i załączone dokumenty. To najbardziej doniosły moment czynności prawnej.
3. Pouczenia
W treści dokumentu urzędowego muszą znaleźć się różnego rodzaju wskazówki oraz pouczenia dla stron. Informacje dotyczą odpowiedzialności karnej lub karnoskarbowej, a także powstałego obowiązku podatkowego.
4. Informacje o kosztach
Końcowy fragment aktu zawiera dane dotyczące kosztów zawarcia umowy, wysokości taksy notarialnej oraz pobranych podatków z tytułu dokonanej czynności prawnej.
5. Zakończenie i podpisy
Każdy akt notarialny musi zawierać formułę wskazującą, że jego zapisy zostały odczytane, przyjęte i podpisane. Na oryginale dokumentu swój podpis składają strony oraz notariusz. Od tej pory jest on przechowywany w kancelarii notarialnej. Strony otrzymują natomiast odpisy tego aktu.
W przypadku wątpliwości natury prawnej związanych z koniecznością sporządzenia aktu notarialnego przy okazji różnych czynności prawnych, warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia CzechyBiznes.expert. Firma działa na rzecz polskich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Czechach.
Sporządzanie aktu notarialnego w Czechach – najważniejsze informacje
W przypadku niektórych czynności prawnych brak zachowania formy aktu notarialnego sprawia, że zapisy i ustalenia są pozbawione skutków prawnych, a więc są po prostu nieważne. Wynika to z ważności tego dokumentu, która oznacza, że jeśli jedna ze stron transakcji nie wywiąże się z obowiązków, to może być przez drugą pociągnięta do odpowiedzialności przed sądem.
Z dniem 01.01.2014 r. weszła w życie nowelizacja prawa prywatnego, zgodnie z którą czescy notariusze są uprawnieni do bezpośredniego dokonywania wpisów w rejestrach publicznych. Ze względu na brak regulacji związanych z wysokością opłat sądowych za powyższe czynności w praktyce zajmują się nimi dopiero od 01.05.2015 r. Z tego rozwiązania chętnie korzystają właściciele spółek, dostrzegając szansę na szybsze i tańsze uzyskanie wpisu do rejestru handlowego (odpowiednik KRS).
Notariusze mają również prawo dokonywać wpisów do innych rejestrów publicznych, takich jak rejestr stowarzyszeń, fundacji, instytutów, wspólnot mieszkaniowych czy organizacji pożytku publicznego. Nadrzędnym celem takiego rozwiązania jest ułatwienie i przyspieszenie czynności prawnych. Sąd prowadzi postępowanie, w przeciwieństwie do notariusza, który dysponuje niezbędnymi dokumentami, dokonuje wpisu.
Kiedy notariusz dokonuje wpisu do rejestru?
Zgodnie z ustawą o rejestrach publicznych osób prawnych i fizycznych notariusz może dokonać bezpośredniego wpisu na wniosek osoby uprawnionej do jego podania, przy czym okoliczności wpisywane do rejestru powinny mieć podstawę w akcie notarialnym sporządzonym przez tego samego notariusza. W porównaniu do wniosku składanego w sądzie, dokument złożony u notariusza nie musi spełniać żadnych wymogów formalnych. W praktyce chodzi po prostu o zawarcie umowy pomiędzy wnioskodawcą a notariuszem.
Należy pamiętać, że w akcie notarialnym musi znajdować się oświadczenie notariusza, że zawarte ustalenia i oświadczenia są całkowicie zgodne z prawem, a wszelkie wymogi formalne, potrzebne do dokonania wpisu, zostały spełnione. Do aktu konieczne jest również dołączenie niezbędnych dokumentów. Jest to jednak uzależnione od typu rejestru i rodzaju wpisu.
Po spełnieniu wszelkich warunków formalnych oraz przyjęciu wniosku, notariusz niezwłocznie przystępuje do dokonania wpisu do rejestru za pośrednictwem zdalnego dostępu. Jako potwierdzenie, wydaje wnioskodawcy wypis i w ciągu trzech dni roboczych przesyła go wszystkim osobom, które również zostały dodane do rejestru. Mogą to być m.in. członkowie organu statutowego.
Obowiązkiem notariusza jest również skonwertowanie do wersji elektronicznej wszystkich dokumentów, które muszą znaleźć się w odpowiednim sądzie rejestrowym. Są to: elektroniczny odpis aktu notarialnego, uchwały, oświadczenia woli oraz pełnomocnictwa.
Akt notarialny – o czym należy pamiętać?
Notariusz, który dokonuje wpisu do rejestru, ponosi pełną odpowiedzialność. Dlatego powinien rzetelnie i skrupulatnie spełnić wszelkie wymogi formalne i administracyjne dotyczące dokumentacji. W dodatku może on jedynie wpisać okoliczności znajdujące podstawę w akcie notarialnym.
Zachowanie formy aktu notarialnego jest konieczne podczas różnego typu czynności prawnych, takich jak: dokonanie wpisu do rejestru spółki akcyjnej, stworzenie umowy spółki s.r.o., otworzenie oddziału firmy na terenie Republiki Czeskiej, zawarcie umowy kupna-sprzedaży nieruchomości itp. Wszelkie wątpliwości związane z kwestiami formalnymi dot. aktu notarialnego rozwieje CzechyBiznes.expert.
