Wirtualne biuro jako siedziba firmy
Informacje o każdej firmie są dostępne w rejestrach publicznych, takich jak KRS. Do podstawowych informacji, jakie znajdziemy w czeskim KRS, należy też adres siedziby. Częstą praktyką jest lokalizowanie siedziby firmy na tzw. wirtualnym biurze. Usługa takich biur polega na przejęciu i realizacji obsługi biurowej danej firmy, bez konieczności jej fizycznej obecności w danym miejscu. Wirtualne biura zapewniają więc nie tylko rejestrację przedsiębiorstwa pod swoim adresem, ale również odbiór i przesyłanie korespondencji, wynajem sal na spotkania biznesowe, rejestrację podmiotów gospodarczych w różnych urzędach itp.
Powodów takiej decyzji jest kilka. Często chodzi o prestiżową lokalizację lub zwyczajnie obniżenie kosztów. Obecnie wielu przedsiębiorców prowadzi swój biznes zdalnie, w domowym zaciszu, lub podróżuje bezpośrednio do klientów i nie potrzebuje fizycznej siedziby. Niestety wiele firm decyduje się na takie rozwiązanie, chcąc uzyskać korzyść podatkową (np. odprowadzać niższy podatek VAT w Czechach) lub podlegać pod jurysdykcję konkretnego Urzędu Skarbowego (nie trudno się domyślić, że w większych miastach kontrole skarbowe są rzadsze ze względu na duże nagromadzenie podmiotów podatkowych, których nie jest w stanie skontrolować ograniczona kadra urzędnicza).
Formalna a rzeczywista siedziba
Według czeskiej Ustawy nr 89/2012 Sb. Kodeksu cywilnego (zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník) za siedzibę przedsiębiorstwa uznaje się siedzibę wpisaną do rejestru publicznego, niemniej § 137 oraz § 429 tej ustawy stanowią, że jeśli spółka lub przedsiębiorca wpisuje do rejestru publicznego jako swoją siedzibę miejsce inne niż rzeczywistą siedzibę, każdy ma prawo wymagać wskazania również faktycznej siedziby.
Czeski Urząd Skarbowy, w ramach prowadzonych kontroli, zauważył problem osób prowadzących swoją działalność z miejsca innego, niż siedziba wpisana do rejestru. Dlatego też Generalna Dyrekcja Finansów (Generální finanční ředitelství) w oparciu i powyższe przepisy wydała specyfikację dotyczącą różnicy między formalną a rzeczywistą siedzibą spółki. Punktem wyjścia dla tej specyfikacji są przepisy europejskie, które przewidują, że adres korespondencyjny nie jest wystarczający jako siedziba. Co więcej, § 4 ust. 1 lit. i) czeskiej Ustawy o VAT (Zákon o dani z přidané hodnoty) definiuje faktyczną siedzibę firmy jako miejsce, gdzie są podejmowane zasadnicze decyzje dotyczące działalności firmy lub gdzie znajduje się jej Zarząd.
Urząd Skarbowy ma prawo wymagać współpracy ze strony firmy nie tylko w jej formalnej siedzibie, ale również w tej rzeczywistej. Dany podmiot powinien być w stałym kontakcie z US, nie tylko poprzez odbieranie korespondencji. Władze muszą mieć możliwość skontaktowania się w sposób bezpośredni z Zarządem lub przynajmniej pracownikami firmy. Może się zdarzyć sytuacja, gdy urzędnik skarbowy złoży wizytę w siedzibie wpisanej do rejestru – pracownikom wirtualnego biura z pewnością będzie ciężko opisać działania firmy czy przedstawić dokumentację działalności gospodarczej, nie wspominając o tym, że Zarząd firmy pojawia się w takim miejscu stosunkowo rzadko.
Rejestracja do VAT
Przy dobrowolnej rejestracji do VAT czeski US wymaga wskazania rzeczywistej siedziby, a więc takiego miejsca, w którym można zastać Zarząd lub pracownika, gdzie przetrzymywana jest dokumentacja i skąd prowadzona jest działalność ekonomiczna. Jest to w zasadzie warunek uzyskania pozytywnej decyzji o rejestracji do VAT.
Podmioty, które już mają status czynnego płatnika podatku VAT, mają obowiązek poinformowania US, gdzie de facto znajduje się ich faktyczna siedziba. Za niespełnienie tego obowiązku grozi kara do 500 000 CZK, nadanie statusu nierzetelnego płatnika podatku VAT a w ostateczności zniesienie statusu aktywnego płatnika VAT.
Jeśli więc chcemy, aby nasza siedziba pozostała na wirtualnym biurze, bez konieczności wynajmowania biura fizycznego, należy przygotować bogatą dokumentację, która udowodni, że np. zarządzamy naszą firmą w terenie. Ważne jest jednak to, że działalność musi być prowadzona na terenie Czech – tylko w takiej sytuacji podlegamy czeskiemu prawu i czeskim rozliczeniom podatkowym.
