Komunikacja elektroniczna z czeskim urzędami
Aby komunikować się z czeskimi urzędami wystarczy posiadać tzw. skrzynkę danych (datová schránka) lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Te rozwiązania pozwalają nie tylko na szybką i wygodną komunikację, ale pociągają za sobą jeszcze kilka innych korzyści:
- więcej czasu na dostarczenie korespondencji – jeśli mija ostatni dzień na złożenie wniosku lub innych dokumentów, możemy dokonać wysyłki nawet krótko przed północą;
- pewność, że wiadomość została faktycznie wysłana i w trakcie wysyłki nie została zmieniona;
- odbiorca ma pewność, że widomość wysłała uprawniona osoba (opisywanych rozwiązań nie należy utożsamiać z klasyczną pocztą elektroniczną, która nie jest narzędziem autoryzacyjnym, tzn. w przeciwieństwie do skrzynki danych lub podpisu elektronicznego, nie weryfikuje tożsamość wysyłającego – wiadomości e-mail są dla urzędów bezwartościowe).
Skrzynka danych
Skrzynka danych jest dla osób prawnych narzędziem obowiązkowym a jej założenie następuje automatycznie po wpisaniu firmy do czeskiego rejestri sądowego (obchodní rejstřík). Osoby fizyczne, chcące korzystać z tego rozwiązania, muszą złożyć wniosek na tzw. CzechPOINT. Niemniej samo uzyskanie dostępu do skrzynki danych i jej używanie są niezwykle łatwe, a dodatkowo bezpłatne. Zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem dotyczącym skrzynki danych. Wadą tego rozwiązania jest fakt, że wiadomości nie można przesyłać za granicę. Tę możliwość daje kwalifikowany podpis elektroniczny uznawany w całej Unii Europejskiej.
Zalety skrzynki danych:
- możliwość korzystania w dowolnym miejscu z dostępem do Internetu
- łatwa obsługa (wysyłanie wiadomości przypomina wysyłanie zwykłej wiadomości e-mail)
- prosta procedura założenia
- gwarancja doręczenia (wysyłający otrzymuje informacje, czy skrzynka danych odbiorcy istnieje, bądź nie)
Wady skrzynki danych:
- jeśli dana osoba posiada skrzynkę danych, to właśnie tam urzędy będą przesyłać korespondencję – nie mają obowiązku przesyłania jej w formie papierowej pocztą tradycyjną
- korespondencja przesłana do skrzynki danych jest po 10 dniach uważana za dostarczoną – nie ma znaczenia, czy dana osoba sprawdzała zawartość swojej skrzynki
- skrzynka danych nie działa jak archiwum – po 90 dniach od dostarczenia, korespondencja jest usuwana
- za jej pośrednictwem nie można się komunikować bezpośrednio z konkretnym urzędnikiem, a jedynie z urzędem jako instytucją
- wiadomości nie można przesyłać za granicę
Kwalifikowany elektroniczny certyfikat
Dla uściślenia – sam podpis elektroniczny jest ciągiem znaków umieszczonym na końcu wiadomości. Aby móc taki podpis wygenerować i aby miał on dla urzędów wartość trzeba posiadać tzw. kwalifikowany certyfikat. Do jego zachowania służą specjalne autoryzowane karty chipowe lub dyski USB z wbudowaną kartą.
Zainteresowani mogą wybrać między kwalifikowanym certyfikatem podpisu elektronicznego lub elektronicznej pieczęci. Podpis identyfikuje konkretną osobę, a pieczęć elektroniczną można porównać do pieczątki organizacji. Certyfikat pieczęci elektronicznej można wydać jedynie osobie uprawnionej do reprezentowania podmiotu prawnego – w przypadku spółki z o.o. taką osobą jest zwykle członek Zarządu. Nie zostanie wydany osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą, ani osobom, które takiej działalności nie prowadzą.
Zalety certyfikatu:
- możliwość przesyłania wiadomości za granicę
- do komunikacji można używać skrzynki e-mail
Wady certyfikatu:
- ograniczona ważność certyfikatu – 12 miesięcy od dnia jego uzyskania
- złożony proces uzyskania
- opłata za wydanie certyfikatu i jego każdorazowe odnowienie
- nie ma gwaranci, że wiadomość dotrze do odbiorcy
Wydawaniem kwalifikowanych certyfikatów zajmują się firmy autoryzowane przez czeskie Ministerstwo Spraw Wewnętrznych:
První certifikační autorita, a.s. (I.CA)
Certifikační autorita PostSignum (Česká pošta s.p.) – usługi są świadczone np. na CzechPOINT
eIdentity
Wniosek o wydanie certyfikatu składa się drogą elektroniczną za pomocą specjalnej aplikacji (służącej też później do odczytywanie certyfikatu), ale aby go odebrać trzeba się osobiście stawić w oddziale jednej wyżej wymienionych firm. Większość z nich oferuje również kompleksową usługę, w ramach której organizowane jest spotkanie z kompetentnym pracownikiem w wybranym przez nas miejscu. Pomoże on nie tylko w instalacji aplikacji i złożeniu wniosku, ale jednocześnie wyda na miejscu certyfikat. Może to potrwać około 60 minut Co więcej zaoferuje nam również urządzenie do przechowania certyfikatu oraz utworzy kopię zapasową, na wypadek uszkodzenia sprzętu.
Ceny samego certyfikatu są różne i wahają się między 327 CZK netto a 409 CZK netto w przypadku podpisu elektronicznego, oraz między 645 CZK netto a 920 CZK netto w przypadku pieczęci. Ta opłata pozwala na korzystanie z certyfikatu przez 12 miesięcy. Po tym czasie trzeba go odnowić i dokonać kolejnej opłaty. Nie trzeba jednak przechodzić przez cały proces ponownie.
Identyfikator klienta MPSV
Identyfikator klienta MPSV (Ministerstvo práce a sociálních věcí České republiky – Ministerstwo Pracy i Spraw Socjalnych Czech) zostaje na wniosek zainteresowanego wstawiony do certyfikatu kwalifikowanego i służy do jednoznacznej identyfikacji tożsamości podczas komunikacji z administracją państwową. Podczas komunikacji z organami Urzędu Skarbowego identyfikator klienta MPSV jest wymagany. O tym, że chcemy taki identyfikator uzyskać należy poinformować firmę wydającą certyfikat. Zazwyczaj nie ponosi się z tego tytułu dodatkowych kosztów.
