Jeśli masz swoją działalność w Czechach lub planujesz ją założyć, warto wiedzieć, jakie obowiązki księgowe na Ciebie czekają. Od tego, jak prowadzisz dokumentację, zależy więcej, niż może się wydawać. Sprawnie wystawiona faktura to jedno. Drugie to przejrzysta ewidencja. Wszystko ma znaczenie, zwłaszcza teraz, gdy cyfryzacja nabiera tempa, a administracja stawia na transparentność.
Firma w Czechach zaczyna się od dokumentacji
Prowadząc działalność w Czechach nie chodzi tylko o to, aby spełniać obowiązki wobec urzędu skarbowego. Jeśli zadbasz o odpowiednią dokumentację, możesz zyskać swoiste zabezpieczenie w razie kontroli, sporu podatkowego czy nawet wnioskowania o kredyt firmowy. Dobrze prowadzona księgowość to również fundament planowania biznesu.
Dla przedsiębiorców istotne są zmiany dotyczące analizy przepływów finansowych, na których w obecnym roku skupiają się władze czeskie. Na znaczeniu zyskują rozliczenia z podmiotami powiązanymi i cyfrowy obieg dokumentów. Wszystko to wprowadza zmiany w podejściu – papierowy chaos powoli staje się przeszłością.
Jakie dokumenty księgowe w Czechach musisz posiadać?
Lista obowiązkowych dokumentów nie zaskakuje, ale jej kompletność i sposób przechowywania już tak. Każda firma w Czechach powinna gromadzić m.in.:
- faktury sprzedażowe i zakupowe,
- księgę przychodów i rozchodów (przy uproszczonej ewidencji),
- pełne księgi rachunkowe (przy pełnej księgowości),
- umowy, listy płac, raporty kasowe,
- ewidencję środków trwałych,
- wyciągi bankowe i dowody zapłaty.
Minimalny okres przechowywania dokumentów to 5 lat od końca roku podatkowego. Bezpieczniej przyjąć okres 6 lat – tyle wynosi przedawnienie zobowiązań podatkowych. Ministerstwo finansów rekomenduje przechowywanie dokumentów nawet do 10 lat.
E-dokumenty, ISDOC i podpis elektroniczny – co się zmieniło w 2025?
Czeska cyfryzacja wchodzi na nowy poziom. W 2025 roku na coraz więcej firm narzucono nowe obowiązki. Przedsiębiorcy są zobowiązani do:
- Korzystania z e-faktur w formacie ISDOC (szczególnie przy współpracy z sektorem publicznym).
- Elektronicznego podpisywania deklaracji i sprawozdań (kwalifikowany podpis lub datová schránka).
- Cyfrowej archiwizacji dokumentów w sposób trwały, dostępny i zgodny z przepisami.
Papierowe dokumenty nadal są możliwe, ale coraz rzadziej spotykane w relacjach B2B.
Powyższe obowiązki dotyczą wszystkich spółek prawa handlowego, jednoosobowych działalności, które rozliczają VAT lub współpracują z sektorem publicznym, a także przedsiębiorców korzystających z dotacji lub uczestniczących w zamówieniach publicznych.
Jak widać, nawet mikroprzedsiębiorca będzie musiał posługiwać się nowym formatem i zadbać o komunikację przez datovą schránkę.
Terminy i obowiązki firmy w Czechach – tego nie przegap!
Czechy znane są z jasnych zasad rozliczeń, ale jako przedsiębiorca nadal musisz pilnować kalendarza.
Najważniejsze dla Ciebie daty to:
- VAT: rozliczany miesięcznie lub kwartalnie.
- PIT: do 1 kwietnia (forma papierowa) lub 2 maja (elektronicznie).
- Sprawozdanie finansowe: zatwierdzenie do 30 czerwca, publikacja do lipca lub grudnia (w zależności od typu podmiotu).
- Dokumentacja transakcji powiązanych: do 31 marca roku następującego po roku podatkowym.
Warto również poznać najczęstsze błędy podatkowe, popełniane przez czeskich przedsiębiorców Przeczytasz o nich w poradniku: Najczęstsze błędy w zeznaniach podatkowych w Czechach.
Obowiązek dokumentowania transakcji gotówkowych
W Czechach obowiązuje limit transakcji gotówkowych. Obecnie wynosi on 270 000 CZK. Oznacza to, że każda transakcja powyżej tej kwoty musi być zrealizowana bezgotówkowo, np. przelewem bankowym.
Formę płatności uwzględniaj w dokumentacji. W razie kontroli urząd może zażądać dowodu na to, że przepisy ustawy č. 254/2004 Sb. zostały dochowane.
Dokumentacja cen transferowych
Jeśli Twoja firma współpracuje z podmiotami powiązanymi – nawet zagranicznymi – musisz liczyć się z obowiązkiem sporządzania dokumentacji cen transferowych w razie kontroli. Wymóg ten może dotyczyć:
- spółek powiązanych kapitałowo,
- powiązanych osobowo (np. poprzez wspólnych członków zarządu),
- działalności gospodarczej prowadzonej z partnerem rodzinnym.
Uwaga! Formalnie przygotowywanie dokumentacji TP nie jest obowiązkowe z automatu, ale urząd ma prawo wzywać ją w trakcie kontroli podatkowej. Zgodnie z D‑334 Ministerstwa Finansów dokumentacja powinna być zgodna ze standardami OECD. Muszą znaleźć się w niej opisy funkcji, ryzyk, warunków rynkowych i metod kalkulacyjnych.
Dokumentacja kadrowa i płacowa nawet przez 30 lat
Jeśli zatrudniasz pracowników, Twoje obowiązki nie kończą się na comiesięcznych rozliczeniach. Zgodnie z czeskimi przepisami dokumentację kadrową (umowy, aneksy, zgłoszenia) i płacową (paski wynagrodzeń, ewidencję czasu pracy) musisz przechowywać przez co najmniej 30 lat.
Wynika to z wymogów związanych z emeryturami i ubezpieczeniami społecznymi.
Zadbaj o odpowiednie archiwum. Najlepiej, aby było on elektroniczne, z kontrolą dostępu i możliwością szybkiego przeszukiwania.
Archiwizacja i bezpieczeństwo danych – o czym należy pamiętać?
Twoje dokumenty, niezależnie od formy, muszą być zawsze gotowe do okazania urzędowi. Nie chodzi tu tylko o samo ich posiadanie, ale o to, jak i gdzie są przechowywane. Obowiązujący w Czechach wymóg przechowywania dokumentacji przez minimum 5 lat dotyczy każdego rodzaju działalności, niezależnie od formy opodatkowania. W przypadku dokumentów związanych z majątkiem trwałym obowiązek trwa aż do jego sprzedaży, likwidacji lub wycofania z ewidencji.
Współczesnym już standardem jest przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej. Pamiętaj jednak, że nie każdy plik PDF spełnia wymogi prawne. Musisz zadbać o trwałość zapisu, możliwość odtworzenia dokumentu w przyszłości i istotne zabezpieczenia zgodne z RODO oraz czeskimi przepisami o ochronie danych osobowych. Istotny w tym kontekście jest np. zákon č. 110/2019 Sb.). W związku z tym przygotuj się m.in. na konieczność przechowywania danych na odpowiednio zabezpieczonych serwerach, z kontrolą dostępu i historią zmian.
Chodzi nie tylko o kwestię zgodności z literą prawa, bo dobrze zorganizowane archiwum to Twoja ochrona podczas kontroli czy w razie wątpliwości kontrahenta. Z pewnością okazuje się pomocna również podczas procesu pozyskiwania dotacji i inwestorów. W uporządkowanej dokumentacji ukrywa się przewaga konkurencyjna, o której często zapominamy. Gdy przychodzi moment próby, liczy się każdy element.
Im lepiej prowadzisz księgowość w Czechach, tym łatwiej rozwijasz firmę, przyciągasz inwestorów, rozliczasz koszty i śpisz spokojniej. 2025 rok jest idealnym momentem, aby uporządkować swoje finanse i nie dać się zaskoczyć żadnej sytuacji.
