Jeśli jesteś przedsiębiorcą, który prowadzi firmę i kieruje zdalnie pracownikami, z pewnością zastanawiasz się, jak nimi zarządzać. Najważniejsze jest poznanie specyficznych strategii, które zapewnią efektywność i spójność wszystkich działań. Jak to zrobić?
Czym jest zespół rozproszony?
Zgodnie z definicją, którą znajdziemy w Kodeksie pracy, praca zdalna umożliwia wykonywanie obowiązków zawodowych całkowicie lub częściowo (model hybrydowy) na odległość, w miejscu wybranym przez pracownika. Może być to jego dom lub inne miejsce, które zostanie zaakceptowane przez pracodawcę (nawet inny kontynent).
Zespoły rozproszone to również pracownicy pracujący stacjonarnie, ale w różnych oddziałach tej samej firmy (np. w Polsce i Czechach). Ich wspólną cechą jest ograniczona liczba spotkań bezpośrednich.
Z pewnością zarządzanie zespołem rozproszonym przynosi więcej wyzwań niż współpraca na miejscu z jednym zespołem pracowników. Mimo wszystko nie jest to aż tak trudne, jeśli dopilnuje się kilku najważniejszych zasad.
Jak zarządzać zespołem rozproszonym, pracującym w Czechach?
Możemy wyróżnić kilka podstawowych kwestii, które pomagają w efektywnym określeniu kierunku i celu danego zespołu, odpowiedniej komunikacji czy poczuciu zaufania oraz integracji pomimo dzielącego dystansu.
1. Wybierz odpowiednie narzędzia do zarządzania
Po pierwsze musisz zainwestować w nowoczesne rozwiązania technologiczne. Różne narzędzia ułatwią komunikację, organizację pracy i monitorowanie postępów zespołu. Podstawowe, na które warto zwrócić uwagę, to:
- Bitrix24 – do zarządzania projektami, komunikacji i współpracy.
- Microsoft Teams – do szybkiej wymiany informacji z zespołem.
- Google Drive/OneDrive – do przechowywania i udostępniania plików.
Oczywiście, w zależności od branży, do codziennej pracy przydadzą się również inne narzędzia, konkretnie związane z rynkiem, na którym działa firma, oraz działaniami wykonywanymi regularnie.
2. Określ zasady i cele
Bez wyraźnych zasad trudno o efektywną współpracę z zespołem. Dlatego niezwykle ważne jest określenie zakresu obowiązków pracowników, standardów komunikacji (np. cotygodniowe spotkania online czy codzienne kontaktowanie się w innej formie), a także oczekiwań wobec wyników pracy zespołu (w tym kontekście możesz oczekiwać np. sporządzania raportów).
Jednoznaczne poinformowanie o zasadach i celach współpracy pozwoli Ci uniknąć chaosu, niedomówień i nieporozumień. Zespół będzie wiedział, w jakim kierunku dokładnie podążać, a każdy pracownik zostanie odpowiednio poinformowany, za co konkretnie odpowiada w firmie.
3. Zbuduj relacje i zaangażowanie
Praca zdalna nie oznacza braku przynależności do zespołu. Mimo tego bardzo często pracodawcy zaniedbują odpowiednią komunikację, nie dbają o regularność spotkań online i całkowicie zapominają o docenianiu wysiłków oraz wyników swoich pracowników. To może spowodować, że zespół nie będzie optymalnie zaangażowany w realizację celów. Pracownicy mogą nie być odpowiednio zmotywowani, a ich praca nie będzie tak efektywna.
Co zrobić, aby tego uniknąć?
- Regularnie spotykaj się online z zespołem, a podczas rozmów poruszaj nie tylko kwestie związane z obowiązkami zawodowymi, ale również zadbaj o integrację.
- Doceniaj wysiłek pracowników, osiągnięcia, wyniki i cele, np. poprzez publicznie wyróżnienia czy premie.
- Organizuj spotkania na żywo – w przypadku zespołu pracującego w różnych miastach czy krajach może być to cięższe, ale nie jest niemożliwe. Staraj się organizować, chociaż raz na jakiś czas, wydarzenia firmowe i wyjazdy integracyjne.
4. Pamiętaj o lokalnych warunkach
Jeśli zarządzasz zespołem w innym kraju, nie możesz pominąć kwestii prawnych i kulturowych. Tutaj zdecydowanie istotne jest prawo pracy, ale również styl pracy (np. Czesi cenią sobie work-life balance i komunikację bezpośrednią).
5. Monitoruj efektywność
Skuteczne zarządzanie zespołem nie istnieje bez analizowania efektywności jego działań. Warto więc wspomnieć o indywidualnych rozmowach z pracownikami – co poprawić i co działa dobrze? Oprócz tego zwróć uwagę na raporty i KPI – czy zespół osiąga wyznaczone cele?
Możesz postawić również na anonimowe ankiety, dzięki którym pracownicy bez obaw będą mogli wyrazić szczere opinie na temat stylu pracy, komunikacji i obowiązków.
Zarządzanie zespołem rozproszonym – przykłady
Dla zobrazowania wszystkich działań, przygotowaliśmy dwa przykłady dotyczące zespołów rozproszonych i efektywnego zarządzania pracownikami na odległość.
Przykład 1: Zespół IT pracujący zdalnie w Czechach
Polski przedsiębiorca prowadzi firmę informatyczną w Czechach. Zatrudnia czeski zespół programistów i testerów, którzy pracują całkowicie zdalnie z różnych miast: np. Pragi i Ostrawy.
Przedsiębiorca, aby zoptymalizować efektywność współpracy, stosuje poszczególne działania:
- Organizuje codzienne (krótkie) spotkania online – korzysta z „Teamsa”, gdzie odbywa 15-minutowe rozmowy poranne, aby omówić priorytety na dany dzień, wyzwania i postępy w realizowanych projektach z dnia poprzedniego.
- Jasno komunikuje się z pomocą narzędzi do zarządzania projektami – monitoruje zadania w Jira, monitoruje dokumentację projektową. Każdy członek zespołu opisuje swoje postępy.
- Młodsi programiści otrzymują wsparcie od starszych stażem i doświadczeniem pracowników, dzięki regularnym przeglądom kodu i sesjom mentoringowym.
- Cały zespół korzysta z jednej bazy kodu. Spójność pracy zapewniają ścisłe zasady commitowania.
- Raz w miesiącu organizowane są „luźniejsze” spotkania online, a co kwartał lub co pół roku zespół spotyka się na żywo na firmowym wyjedzie.
Przykład 2: Dwa oddziały firmy produkcyjnej w Polsce
Firma produkcyjna ma centralę w Warszawie i drugi oddział w Poznaniu. Zespoły z obu lokalizacji muszą codziennie współpracować w zakresie logistyki i kontroli jakości, ale pracują na miejscu na swoich stanowiskach.
Najważniejsze działania usprawniające zarządzanie i współpracę to:
- Oba oddziały pracują na tym samym systemie ERP, aby zapewnić szybki przepływ informacji o stanach magazynowych, dostawach i kontrolach jakości.
- Co tydzień managerowie logistyki i jakości z Warszawy oraz Poznania spotykają się online, aby omówić aktualne wyniki i potencjalne problemy.
- Każda operacja w firmie ma odkładnie opisane standardy, odbiór dostaw, procedury jakościowe. Dzięki temu praca między zespołami jest spójna.
- Pracownicy mają dedykowany kanał tematyczny dla logistyki i jakości na Slacku.
- Raz na jakiś czas wybrani pracownicy odwiedzają drugi oddział na kilka dni, aby lepiej poznać procesy i drugi zespół.
Oba przykłady dobrze pokazują, jak różne zespoły rozproszone mogą efektywnie funkcjonować z pomocą odpowiednio dobranych narzędzi, jasnych zasad i dobrej komunikacji.
