Targi mają swoją atmosferę i tempo. Przez kilka dni w jednej hali spotykają się firmy, które przez resztę roku dzielą setki kilometrów, różne rynki i własne bazy klientów. Wystawcy mają kilka godzin, żeby pokazać swoją ofertę ludziom, którzy tego samego dnia zobaczą dziesiątki innych produktów. W takich warunkach stoisko jest czymś więcej niż miejscem, w którym ustawiamy katalogi i próbki. To pierwszy kontakt z firmą. Zanim padnie pytanie o cenę czy warunki współpracy, ktoś musi jeszcze zdecydować, że chce się przy nas zatrzymać.
Zanim zaczniemy targi – must have przygotowań
Przygotowania do wydarzenia zaczynają się długo przed otwarciem hali. Wiemy już wtedy, jakie firmy pojawią się wśród wystawców i kto będzie odwiedzał targi. Możemy sprawdzić potencjalnych klientów, odezwać się do wybranych osób i zaproponować spotkanie na miejscu. Takie rozmowy mają zupełnie inny charakter niż przypadkowe zatrzymanie przy stoisku. Znamy nazwę firmy, wiemy, czym się zajmuje, a przed spotkaniem możemy przygotować informacje dotyczące jej działalności. Kilka rozmów może nadać całemu wyjazdowi zupełnie inny sens.
Targi są oczywiście również miejscem przypadkowych spotkań, rozmów z wystawcami z sąsiednich stoisk czy kontaktów, których wcześniej nie planowaliśmy. Dobrze zostawić na nie odrobinę przestrzeni.
Co widać z alejki?
W hali wystawowej trudno zatrzymać się przy każdym stoisku. Przez kilka godzin widzimy dziesiątki nazw, produktów, ekranów i reklam. W pamięci zostają te miejsca, przy których od razu wiadomo, czym zajmuje się firma i jaką wartość ma do pokazania.
Przy projektowaniu stoiska zacznijmy od produktu. Próbka materiału, model urządzenia, gotowy element czy działające rozwiązanie daje potencjalnemu zainteresowanemu konkretny powód, żeby podejść bliżej. Katalog można przejrzeć później. Produkt jest tutaj, na wyciągnięcie ręki.
Grafika też nie musi opowiadać całej historii firmy. Nazwa, logo, krótka informacja o działalności i dobrze pokazany produkt są wystarczające, żeby przechodząca osoba wiedziała, z czym dokładnie ma do czynienia.
Rozmowa przy stoisku
Targi nie są dobrym miejscem na długą prezentację firmy. Wystarczy kilka zdań, żeby powiedzieć, czym się zajmujemy, a później można już zapytać o potrzeby drugiej strony. Szybko okaże się, czy mamy przed sobą potencjalnego klienta, dystrybutora, producenta szukającego podwykonawcy czy osobę, która przyszła tylko zobaczyć nowości. Każda z tych rozmów może wyglądać inaczej i właśnie na tym polega przewaga spotkania twarzą w twarz nad wysłaną wcześniej ofertą.
Przygotowany zespół powinien znać ofertę na tyle dobrze, żeby nie szukać odpowiedzi na podstawowe pytania. Cena, terminy, możliwości produkcyjne, warunki dostawy, dostępne warianty produktu – te informacje powinny być pod ręką. Reszta może już wynikać ze swobodnej rozmowy.
Produkt może być początkiem czegoś większego
Na targi często przychodzimy z konkretnym planem: chcemy pokazać nową linię produktów, znaleźć dystrybutora lub wejść na nowy rynek. Rozmowa przy stoisku często jednak przebiega w zupełnie innym kierunku.
Ktoś pyta o rozwiązanie, którego nie mieliśmy w głównej ekspozycji, opowiada o problemie, z którym mierzy się jego firma. Przy jeszcze innej rozmowie okazuje się, że produkt, który chcieliśmy przedstawić jako najważniejszy, jest dla potencjalnego partnera mniej interesujący niż możliwość wykonania wersji przygotowanej na indywidualne zamówienie.
Właśnie dlatego nie wszystko powinno być zapisane w scenariuszu. Przygotowanie jest potrzebne, ale samo spotkanie ma już własny przebieg, a my musimy za nim nadążyć i odpowiedzieć na jego potrzeby.
Co po kilku dniach targów?
Na targach możemy w ciągu kilku godzin porozmawiać z większą liczbą potencjalnych partnerów niż podczas wielu tygodni zwykłego kontaktu handlowego. W telefonie przybywa numerów, w kieszeni wizytówek, a na stole katalogów i notatek. Te ostatnie mogą później okazać się ważniejsze niż sama wizytówka. Po rozmowie pamiętamy przecież nie tylko nazwę firmy, ale też to, o jaki produkt padło pytanie, czego brakowało w ofercie i kiedy mieliśmy wrócić z odpowiedzią. Po kilku dniach takie szczegóły mogą się nieco mieszać.
Najważniejsze jest to, że nie próbujemy zapamiętać wszystkiego. Zapisujemy przy kontakcie to, do czego rzeczywiście chcemy wrócić. Dzięki temu po targach możemy kontynuować konkretną rozmowę, a nie zaczynać ją od początku.
Czeski klient nie przyjeżdża na targi po to, żeby obejrzeć nasze logo. Chce zobaczyć produkt, porozmawiać o swoich potrzebach i sprawdzić, czy po drugiej stronie jest firma, z którą można zrobić interes. W hali zostaje po nas stoisko. Po targach zostają już tylko rozmowy, kontakty i to, co z nimi zrobimy. To chyba najlepszy sprawdzian tego, czy dobrze wykorzystaliśmy kilka dni spędzonych na targach.
