Kultura biznesowa w Czechach nie sprowadza się do kilku zasad, które wystarczy zapamiętać przed pierwszą wizytą. W jednej firmie spotkamy się z bardzo formalnym podejściem, w innej rozmowa będzie miała bardziej swobodną formę już od samego początku. Wiele zależy od branży, wielkości przedsiębiorstwa i osoby, z którą rozmawiamy. Są jednak elementy, które mogą ułatwić wejście w relację z czeskim partnerem.
Pierwsze spotkanie nie zaczyna się przy stole
Przygotowanie do rozmowy z zagranicznym kontrahentem wymaga czegoś więcej niż przetłumaczenia prezentacji. Trzeba wiedzieć, z kim będziemy rozmawiać, jak działa firma, czego może potrzebować i gdzie znajduje się przestrzeń do współpracy.
Czeski rynek nie jest na tyle odległy od polskiego, żeby wymagał zupełnie nowego sposobu myślenia. Są jednak pewne różnice, które często kryją się w szczegółach. Partner może zwrócić większą uwagę na:
- warunki dostawy,
- sposób obsługi,
- możliwości serwisowe,
- konkretne parametry produktu.
Przed spotkaniem warto przygotować nie tylko informacje o własnej ofercie, ale też odpowiedzi na pytania, które może potencjalnie zadać druga strona. Im lepiej znamy własne możliwości, tym swobodniej możemy prowadzić późniejszą rozmowę.
Rozmowa o cenie nie musi skupiać się na rabacie
Cena prędzej czy później będzie jednym z głównych tematów negocjacji, ale każdej rozmowy nie musimy sprowadzać do wysokości rabatu. Jeśli mamy na celu większe zamówienie, skupmy się na:
- warunkach dostawy,
- terminach płatności,
- wielkości partii,
- zakresie dodatkowych usług.
Wielu czeskich specjalistów z zakresu negocjacji mocno akcentuje przygotowanie i argumentację. Nie da się prowadzić rozmowy, jeśli własne granice ustalamy dopiero w jej trakcie. Wiedza o tym, z czego możemy ustąpić, a czego nie chcemy zmieniać, daje znacznie większą swobodę i pewność siebie. Nie musimy przy tym reagować na każdą propozycję natychmiast. Przy bardziej skomplikowanych warunkach naturalne jest sprawdzenie możliwości i powrót z odpowiedzią po spotkaniu.
Język to ważna część oferty
Polska firma może mieć bardzo dobry produkt, ale sposób jego przedstawienia ma kolosalne znaczenie dla atrakcyjności oferty, również pod względem języka.
Zwróćmy uwagę na kulturowy wymiar komunikacji przy eksporcie. Nie chodzi o samą zmianę języka materiałów. Oferta musi być zrozumiała dla czeskiego odbiorcy również pod względem sposobu przedstawienia informacji i argumentów.
Jeśli partner chce wiedzieć, jak szybko możemy zrealizować zamówienie, jaka będzie cena przy większej ilości czy jak wygląda serwis, właśnie te informacje muszą znaleźć się na pierwszym planie. Im prostszą damy odpowiedź na pytanie „co zyskam dzięki tej współpracy?”, tym łatwiej przejdziemy od prezentacji firmy do rzeczywistej rozmowy biznesowej, która prowadzi do konkretów.
Negocjacje to nie pojedynek
Podczas negocjacji nietrudno wpaść w schemat, w którym każda strona próbuje jak najwięcej ugrać dla siebie. Jednak przy współpracy z nowym partnerem równie ważne jest zbudowanie przekonania, że druga strona jest przewidywalna i można na niej polegać. Spokojna, rzeczowa rozmowa daje na to więcej przestrzeni niż presja. Możemy nie zgodzić się na proponowaną cenę, przedstawić własne warunki czy powiedzieć, że potrzebujemy czasu na przygotowanie innej propozycji. Nie musimy przy tym zamieniać rozmowy w przeciąganie liny z jednej strony na drugą.
Jest to szczególnie ważne wtedy, gdy zależy nam nie na jednym zamówieniu, ale na dłuższej współpracy. Jednorazowy rabat można wynegocjować stosunkowo łatwo. Znacznie trudniej odbudować relację, jeśli każda kolejna rozmowa skupia się na próbie wywarcia presji.
Relacja rozwija się między spotkaniami
Pierwsza rozmowa może być bardzo dobra i nadal nie zakończyć się żadną decyzją. Czeski partner może potrzebować czasu na sprawdzenie oferty, konsultację z zespołem. Niekiedy też konieczne jest kolejne spotkanie. Istotniejsze jest to, czy po rozmowie wiadomo, do czego obie strony mają wrócić i kto powinien wykonać kolejny krok.
Samo spotkanie niewiele jeszcze mówi o tym, czy z rozmowa przerodzi się we współpracę. Wszystko okazuje się później, kiedy trzeba wrócić z odpowiedzią na pytanie, dosłać brakujące informacje lub wyjaśnić, dlaczego zamówienie nie dotrze w ustalonym terminie. W takich momentach szybko wychodzi na jaw, czy po drugiej stronie mamy firmę, z którą rzeczywiście da się komfortowo pracować.
Czy trzeba znać czeskie zasady biznesowego savoir-vivre?
Pierwsze spotkanie nie wymaga znajomości całego czeskiego savoir-vivre’u. Trudno zresztą wyobrazić sobie, żeby przed rozmową z nowym partnerem uczyć się, jak zachować się w każdej możliwej sytuacji. W biznesie część tych zasad jest zresztą podobna jak w Polsce – punktualność, przygotowanie do rozmowy, szacunek dla drugiej strony i dotrzymywanie ustaleń nie potrzebują specjalnego tłumaczenia.
Różnicę można poczuć raczej w tonie samej rozmowy. Czesi zwracają uwagę na komunikację, słuchanie drugiej strony i rzeczowe przedstawianie argumentów. Nie trzeba więc przychodzić na spotkanie z wyuczonym zestawem gestów czy formułek. Dużo ważniejsze jest to, żeby wiedzieć, z kim rozmawiamy i umieć dostosować się do przebiegu rozmowy.
Podobnie postępujemy we własnym kraju. Inaczej rozmawiamy z właścicielem firmy, którego znamy od lat, a inaczej podczas pierwszego spotkania z dużym klientem. Z czeskim partnerem nie jest pod tym względem szczególnie inaczej.
