Spotkania firmowe bywają różne. Zdarzają się te, które trwają pół godziny i przynoszą oczekiwane rezultaty, ale też takie, które ciągną się bez końca i kończą się brakiem konkretnych planów. Jeśli prowadzisz firmę w Czechach i zależy Ci na efektywnej pracy z zespołem lub klientami, naucz się dobrze organizować spotkania biznesowe. To nie sztuka dla samej sztuki, ale ważne narzędzie zarządzania. Jak podejść do tematu z głową? Zacznij od wyboru sali, potem zaplanuj prowadzenie rozmowy, a zakończ na follow-upie.
Efektywne spotkanie biznesowe: Cel, agenda i uczestnicy, czyli plan to podstawa
Żadne efektywne spotkanie biznesowe nie odbędzie się bez jasno określonego celu. Jeśli nie wiesz, po co je organizujesz, równie dobrze możesz wysłać wiadomość mailową, która przyniesie podobne skutki.
Najpierw zacznij od odpowiedzi na pytanie, czego chcesz się dowiedzieć, co dokładnie ustalić lub jaki efekt uzyskać? Gdy już znasz swój cel, opracuj krótką agendę, najlepiej punkt po punkcie, z szacowanym czasem trwania każdego tematu. Agenda musi być znana wszystkim uczestnikom spotkania z odpowiednim wyprzedzeniem, aby mogli się przygotować.
Zastanów się też, kogo rzeczywiście potrzebujesz przy stole. Zapraszanie wszystkich na wszelki wypadek niekiedy kończy się rozmyciem tematu i marnowaniem czasu. Czasami lepszym rozwiązaniem jest spotkanie w kameralnym gronie, które będzie skuteczne, niż tłum ludzi, którzy nie wniosą do rozmowy nic więcej niż chaos.
Logistyka ma znaczenie. Wybierz dobre miejsce i zaplanuj dzień
Aby zorganizować efektywne spotkanie biznesowe, nie wystarczy wyznaczyć temat i godzinę. W Czechach bardzo liczy się logistyka. Sala konferencyjna powinna być łatwo dostępna, dobrze skomunikowana i wyposażona w podstawowy sprzęt: rzutnik, ekran, internet, klimatyzację.
Wiele firm decyduje się na wynajęcie przestrzeni coworkingowych w Pradze lub Ostrawie. Nic dziwnego, bo jest to wygodna opcja, zwłaszcza przy pracy zdalnej i braku biura stacjonarnego. Sale konferencyjne to także zdecydowanie lepsze rozwiązanie, gdy na spotkaniu zjawi się większa grupa niż kilka osób.
Pamiętaj też, że nie każdy termin będzie dobry. Unikaj poniedziałków o poranku i piątku po południu. O takich porach wiele osób jest myślami zupełnie gdzieś indziej niż w biznesie. Celuj w złoty środek, czyli środę lub czwartek, najlepiej przed południem.
Prowadzenie spotkania biznesowego: Kto trzyma stery?
Zespół już się zebrał, a więc ktoś musi wziąć odpowiedzialność za przebieg całego spotkania. Po stronie prowadzącego jest nie tylko przywitanie gości, ale czuwanie nad agendą, pilnowanie czasu i kierowanie całą dyskusją. Prowadzący powinien zadbać o to, aby każdy miał szansę się wypowiedzieć, ale jednocześnie musi trzymać całą rozmowę w ryzach.
Najlepiej, jeśli osoba prowadząca spotkanie nie jest jednocześnie stroną emocjonalnie zaangażowaną. Wtedy łatwiej jest zachować obiektywizm.
Bardzo pomocne okazuje się robienie notatek na bieżąco. Jest to potrzebne nie tylko po to, żeby mieć zapis ustaleń, ale też żeby podkreślić, że efektywne spotkanie biznesowe prowadzi do konkretnych wniosków.
Co po spotkaniu? Follow-up ma większe znaczenie niż myślisz
Spotkanie zakończone? Świetnie, ale za Tobą dopiero połowa drogi. Bez follow-upu nawet najlepiej poprowadzone rozmowy i ich wnioski mogą pójść na marne. Trzeba więc zadbać o prosty, konkretny e-mail, w którym znajdzie się podsumowanie.
Co powinien zawierać follow-up?
- listę ustaleń,
- przypisanie zadań do konkretnych osób,
- terminy realizacji,
- ewentualną datę kolejnego spotkania, jeśli już została wstępnie wyznaczona,
- załączniki lub dokumenty, które były omawiane.
Czesi korzystają z narzędzi typu Notion, Asana czy Slack do zarządzania zadaniami po spotkaniach. Dzięki temu każdy widzi, co ma zrealizować i konkretnie w jakim terminie musi to zrobić.
Follow-up to też moment, w którym możesz potwierdzić zrozumienie ustaleń i wyłapać ewentualne nieporozumienia, zanim zaczną sprawiać realne problemy.
Efektywne spotkanie biznesowe: Najczęstsze błędy, których warto unikać
Zebranie bez agendy, przeciągające się bez końca, z pięcioma tematami, a do tego żadnych wniosków i decyzji. Jest to klasyczny przykład źle zorganizowanego spotkania biznesowego.
Do tego dochodzi chaos komunikacyjny, brak jasności, kto czym się zajmuje, frustracja uczestników. Czasem lepiej nie planować rozmów wcale, niż zorganizować je bez wyznaczonego celu.
Unikaj także sytuacji, w których na jednym spotkaniu próbujesz rozwiązać kilka różnych, zwłaszcza dużej wagi, problemów. Nie wszystko uda się omówić przez godzinę czy dwie. Nie wszystko też wymaga zebrania całego zespołu.
Efektywne spotkanie biznesowe nie jest kwestią szczęścia. To, czy wszystko przebiegnie po Twojej myśli, zależy od organizacyjnej dyscypliny. Wyznacz cel, przygotuj agendę, zaproś właściwe osoby, zadbaj o logistykę i prowadzenie, a po wszystkim zrób follow-up. Jeśli wszystko dobrze poprowadzisz, unikniesz chaosu, podejmiesz więcej cennych decyzji i zaoszczędzisz czas, który w czeskim biznesie jest na wagę złota.
Przeczytaj nasz poradnik: Jak budować relacje z klientem?
