Czy można prowadzić firmę w Czechach i pracować z Polski?

Kwestia dotycząca miejsca, z którego można pracować, mając firmę w Czechach stale nurtuje przedsiębiorców. Warto poznać aktualne przepisy.

Z jednej strony prowadzenie firmy w Czechach musi wiązać się z jej siedzibą na terenie Republiki Czeskiej. Oznacza to, że aby w ogóle zarejestrować działalność, należy posiadać faktycznie miejsce na terenie jednego z czeskich miast. Jednocześnie firma może być zarejestrowana w lokalu na własność, albo w tym wynajętym na podstawie umowy.

Dla wielu osób kłopotliwe jednak byłoby poszukiwanie w Czechach miejsca, w którym mogłaby być zarejestrowana firma, i tym samym płacenie za jego utrzymanie. Jest to kwestia, która mogłaby sprawiać trudności zwłaszcza osobom wykonującym pracę mobilną. Przede wszystkim osoby wykonujące wolny zawód, które chcą pracować zdalnie, mogłyby z tego powodu zrezygnować z możliwości rejestracji działalności w Czechach. Tym samym wszystkie korzyści podatkowe i nie tylko po prostu by przepadły, a nie o to przecież chodzi osobom, które chcą przenieść biznes czy zarejestrować nową firmę na lepszych warunkach.

Bardzo dobrym pomysłem jest wirtualne biuro, które umożliwia uzyskanie adresu do rejestracji i obsługę korespondencji na terenie Czech.

Wirtualne biuro, działalność w Czechach, a praca w Polsce – to możliwe?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą pracującym zdalnie, z pewnością zainteresuje Cię to, jak działa wirtualne biuro.

Korzystając z usług wirtualnego biura w Czechach, zyskujesz adres do rejestracji firmy i adres do korespondencji, jednocześnie otrzymując pełną obsługę w zakresie odbioru listów czy paczek.

Abonament, który wykupujesz w wirtualnym biurze, obejmuje rownież inne usługi, jak:

• otrzymywanie powiadomień o odbiorze korespondencji,
• skanowanie listów i wysłanie ich treści mailowo,
• odsyłanie listów na Twój polski adres pocztą,
• bezpłatny numer telefonu,
• darmowy dostęp do sal konferencyjnych w różnych lokalizacjach na terenie Czech.

W ten sposób możesz zyskać adres, pod którym zarejestrujesz firmę, a także usuniesz kłopot związany z obsługą korespondencji firmowej, jaka będzie przychodzić na adres Twojej siedziby. Możesz więc wykonywać swoje obowiązki zawodowe z dowolnego miejsca, np. gdy pracujesz przez internet, a wirtualne biuro zapewni Ci obsługę, minimalizując zakres Twoich obowiązków w kwestii korespondencji.

Więcej na temat, jak prowadzić firmę zarejestrowaną w Czechach, mieszkając w Polsce, przeczytasz w artykule: Firma w Czechach a działalność w Polsce.

O czym pamiętać, prowadząc firmę w Czechach zdalnie?

Przedsiębiorcy, którzy chcą mieć działalność na terenie Czech, ale planują prowadzić ją na odległość, powinni wziąć pod uwagę kilka kwestii. Przede wszystkim chodzi tutaj o opodatkowanie.

Patrząc na przepisy prawne, w sytuacji, gdy firma została zarejestrowana w Czechach, ale jest prowadzona z Polski, dochody osiągnięte na terenie Polski będą podlegać opodatkowaniu zgodnie z polskim prawem. Istotna w tej kwestii jest rezydencja podatkowa przedsiębiorcy. Jeśli posiada on polską rezydencję, działalność będzie podlegała pod opodatkowanie w Polsce. Z kolei w przypadku rezydencji podatkowej w Czechach, spełniając określone warunki, można w pełni korzystać z możliwości opodatkowania właśnie tam.

Jednocześnie Polska i Czechy mają podpisaną umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania. Określa ona szczegółowo, jakie dochody w danym kraju podlegają przepisom nakładającym podatek, aby uniknąć podwójnego opodatkowania tego samego dochodu.

W związku z tym, jeśli faktycznie działalność będzie wykonywana na czeskim rynku, uzyskanie pełnej rezydencji podatkowej w Czechach nie powinno być kłopotliwe. Oznacza to, że firma będzie podlegała opodatkowaniu czeskiemu, bez konieczności odprowadzania zaliczek w Polsce. Z kolei w sytuacji, gdy praca będzie wykonywana na terenie Polski, a firma będzie posiadała adres w Czechach, podleganie pod czeskie prawo w kwestii podatków nie będzie możliwe.

Masz pytania dotyczące działalności w Czechach i pracy z Polski? Zapraszamy do kontaktu. Nasi doradcy wyjaśnia Ci wszystkie nieścisłości i znajdą dla Ciebie najlepsze rozwiązanie. 

Artykuł Wirtualne biuro a miejsce wykonywania działalności pochodzi z serwisu Czechy Biznes Expert.

Obowiązkowa siedziba firmy

Choć są od tego pewne wyjątki, bezpiecznie można założyć, że niemal każda działalność gospodarcza w Polsce musi mieć swoją siedzibę. W zasadzie wyjątkiem jest prowadzenie firmy o mobilnym charakterze, czyli wtedy, gdy nasze usługi świadczymy w różnych miastach i województwach bezpośrednio u klientów.

Co istotne osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie muszą wskazywać adresu siedziby firmy, a we wniosku o wpis do CEIDG mogą zaznaczyć opcję „Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”. Wciąż konieczne jest podanie adresu do korespondencji urzędowej oraz podanie miejsca przechowywania dokumentacji księgowej.

Obowiązek wskazania siedziby firmy dotyczy spółek cywilny oraz handlowych. W zależności od tego, jaka to spółka, obowiązuje:

1. Siedziba pod adresem prowadzenia działalności w przypadku spółki cywilnej;
2. Siedziba wskazana we wniosku o wpis do KRS, która znajduje się w miejscowości, na której terenie funkcjonuje organ zarządzający spółką.

Obowiązki związane z siedzibą firmy w domu

Przy prowadzeniu firmy w stałym miejscu już na etapie rejestracji musimy wskazać dokładny adres siedziby firmy. Jeśli planujemy mieć kilka fili biznesowych, musimy wskazać wszystkie takie lokale.  Co istotne, w ramach prowadzenia działalności gospodarczej możemy wskazać zarówno cały dom lub lokal, jak i wyodrębnioną część naszego mieszkania. Ważne jest to, że wskazanie siedziby firmy na adres domowy wymaga posiadania prawa własności, prawa użytkowania wieczystego lub też uzyskania takiej zgody od właściciela lokalu, jeśli jesteśmy najemcami.

Zalety siedziby w domu

Wśród podstawowych zalet wynikających z tego rozwiązania można wskazać sporą elastyczność, która pojawia się przy pracy w domu. Możemy również stworzyć sobie komfortowe warunki pracy, niejednokrotnie w większym zakresie niż oferuje to nam wynajmowanie lokalu na potrzeby prowadzenia firmy. Na pewno można wskazać też aspekty finansowe oraz związane z oszczędnością czasu – nie tracimy czasu na dojazd do pracy, a także na paliwo. Nie płacimy też za to dodatkowego czynszu.

Kiedy siedziba firmy w domu nie jest dobrym rozwiązaniem? Wady siedziby w domu

Z całą pewnością można wskazać na istotne wady tego rozwiązania? Przede wszystkim w bazie przedsiębiorców oraz w rejestrze CEIDG można odnaleźć adres prowadzenia dowolnej działalności – co istotne, może to zrobić każdy. Jeśli mamy siedzibę w domu, oznaczać to będzie, że nasz adres domowy nie będzie tajny – każdy będzie miał do niego dostęp. Dla osób ceniących sobie prywatność i bezpieczeństwo jest to nie najlepsze rozwiązanie.

Podobnie problematyczne staje się rozliczanie kosztów, gdyż opłaty za media, czynsz czy usługi telekomunikacyjne rozdzielają się pomiędzy służbowe i prywatne wykorzystywanie lokalu. Wtedy też trzeba stosować odpowiednie proporcje we wskazywaniu np. kosztów uzyskania przychodu.

W warstwie osobistej trudno jest wtedy oddzielić życie prywatne od zawodowego. Po prostu w jednej przestrzeni działamy jako firma i jako osoba fizyczna. Tym bardziej dla rodziny może to być zdecydowanie niekomfortowa sytuacja.

Wreszcie warto pamiętać o tym, że siedziba firmy ustalona na adres domowy wiąże się z mniejszym prestiżem prowadzonego biznesu, a także utrudnia bezpośredni kontakt biznesowy czy też zatrudnianie pracowników.

Czasem prowadzenie takiej firmy nie jest możliwe, gdy wynajmujemy lokal. Wielu właścicieli oferujących wynajem mieszkania już w umowie zastrzega, że lokal nie może służyć do prowadzenia biznesu. W takiej sytuacji konieczne jest poszukanie alternatywnego rozwiązania problemu.

Alternatywa dla siedziby w domu

Nie chcesz cierpieć z niedogodności wynikających z ustawienia siedziby firmy na adres domowy? Są tu dostępne alternatywne rozwiązania. M.in. można postawić na dogodną lokalizację wynajmowanego biura lub na przestrzeń coworkingową. Doskonałym rozwiązaniem, które ostatnimi czasy ma coraz większa popularność jest postawienie na siedzibę firmy w wirtualnym biurze. W ramach oferty proponowanej przez czechybiznes.expert umożliwiamy skorzystanie z wirtualnego biura zarówno na terenie Polski, jak i na terenie Czech. Jest to opcja niezwykle wygodna, w zasadzie pozwalająca na korzystanie ze wszystkich zalet wyboru siedziby firmy w domu, a jednocześnie niwelująca tego wady. W szczególności pozwala to na zagwarantowanie większego bezpieczeństwa i prywatności zarówno nas, jak i naszych domowników.

Artykuł Siedziba firmy w domu – kiedy nie jest dobrym rozwiązaniem? pochodzi z serwisu Czechy Biznes Expert.

Czym jest praca zdalna?

Pierwszy etap dotyczy zrozumienia, co oznacza termin praca zdalna w kontekście prawnym Republiki Czeskiej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym kraju praca zdalna jest możliwa, gdy pracownik wykonuje swoje zadania poza fizyczną lokalizacją firmy, korzystając z zaawansowanych technologii komunikacyjnych. To oznacza, że pracownik ma możliwość realizowania swoich zadań zawodowych z domu lub innego miejsca, gdzie ma dostęp do internetu, co jest równoznaczne z połączeniem z pracodawcą online. Alternatywną nazwą dla tego sposobu pracy jest telepraca.

Główną przyczyną, dla której przedsiębiorstwa decydują się na wdrożenie modelu pracy zdalnej, jest obserwowany wzrost wydajności i produktywności pracowników. Dzięki możliwości elastycznego planowania swojego czasu pracy pracownicy często wykazują większe zaangażowanie i zadowolenie z wykonywanych obowiązków. Dodatkowo telepraca pozwala na redukcję kosztów operacyjnych firm, na przykład związanych z wynajmem przestrzeni biurowej czy innymi opłatami, które są nieodłącznym elementem utrzymania tradycyjnego miejsca pracy.

Wymogi prawne pracy zdalnej w Czechach

Warto mieć na uwadze, że wprowadzenie pracy zdalnej wiąże się z różnorodnymi wyzwaniami oraz wymaga przestrzegania określonych regulacji prawnych. W Czechach przepisy regulujące tę formę zatrudnienia są zapisane w Kodeksie pracy. Zgodnie z tymi zasadami pracodawcy są zobowiązani do sporządzenia umowy o pracę w formie pisemnej, która określa detale dotyczące organizacji pracy zdalnej, w tym między innymi ustalone godziny pracy, poziom wynagrodzenia czy zakres obowiązków pracownika. Ponadto na pracodawcy ciąży obowiązek dostarczenia pracownikowi niezbędnych narzędzi i technologii, które umożliwiają wykonywanie zadań zawodowych z domu. Ważnym aspektem jest także zagwarantowanie bezpieczeństwa przetwarzanych danych i zachowanie tajemnicy informacji związanych z wykonywaną pracą. Oznacza to konieczność wdrożenia odpowiednich środków technicznych i przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych.

Ponadto prawo pracy w Czechach zapewnia pracownikom zdalnym równouprawnienie z osobami pracującymi w tradycyjny sposób w kwestii odpoczynku i wolnego czasu. Osoby pracujące z domu mają zagwarantowaną określoną liczbę godzin pracy w ciągu dnia i tygodnia, a także prawo do wypoczynku w formie urlopu płatnego. Jest to kluczowe, aby zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mieli świadomość obowiązujących regulacji i odpowiednio się do nich stosowali.

Regulacje dotyczące pracy zdalnej za granicą

Zasadniczą koncepcją wypracowaną w ramach Umowy Ramowej jest ustalenie nowego przepisu, zgodnie z którym prawo obowiązujące w państwie, gdzie zlokalizowana jest siedziba pracodawcy, będzie stosowane pod warunkiem, że czas spędzony na pracy w tym kraju przez ubezpieczonego nie jest mniejszy niż 50% jego całkowitego czasu pracy (to znaczy, że ubezpieczony spędza co najmniej połowę lub większość swojego czasu pracy w kraju, w którym zatrudniony jest przez pracodawcę). W sytuacji, gdy ubezpieczony wykonuje pracę dla wielu pracodawców, za punkt odniesienia będzie brany pod uwagę łączny czas pracy u wszystkich pracodawców.

Obecnie nie jest jasno określone, jaki okres powinien być brany pod uwagę przy ustalaniu, czy spełniony jest wymóg 50% czasu pracy w kraju siedziby pracodawcy (czy będzie to rozliczane tygodniowo, miesięcznie, czy rocznie). W praktyce należy również sprawdzić, jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie podchodzić do takich kwestii jak ciągłość pobytu w jednym kraju przez określony czas czy różne okresy pracy między dwoma krajami.

Kogo dotyczą przepisy Umowy Ramowej?

Przepisy wynikające z Umowy Ramowej mają zastosowanie do osób, które spełniają warunki określone w art. 16 ust. 1 Rozporządzenia 883/2004, pod warunkiem że zarówno miejsce zamieszkania ubezpieczonego, jak i siedziba pracodawcy znajdują się w krajach będących stronami nowych porozumień.

W praktyce przepisy te mają znaczenie dla osób, które w wyniku wykonywania pracy zdalnej z zagranicy podlegałyby pod prawo kraju zamieszkania (ze względu na spełnienie kryterium istotnej części pracy, czyli powyżej 25% w kraju zamieszkania), które są zatrudnione przez jednego bądź więcej pracodawców mających siedzibę lub prowadzących działalność gospodarczą w innym państwie będącym stroną porozumienia.

Regulacje dotyczące pracy zdalnej z innych krajów

Polska zatwierdziła Umowę Ramową dnia 29 czerwca 2023 roku za pośrednictwem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, co skutkowało wprowadzeniem przepisów w życie od 1 lipca 2023 roku. Umowa pozwala na stosowanie jej postanowień w relacjach między Polską a innymi państwami, które również ją podpisały, w tym między innymi Austrią, Belgią, Chorwacją, Czechami, Francją, Finlandią, Hiszpanią, Holandią, Liechtensteinem, Luksemburgiem, Maltą, Niemcami, Norwegią, Portugalią, Słowacją, Szwajcarią i Szwecją.

Proces aplikacyjny dotyczący Umowy Ramowej

Aby skorzystać z nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej poza granicami kraju, konieczne jest złożenie wniosku, który umożliwi uzyskanie certyfikatu A1. Wniosek taki, czy to ze strony pracodawcy, czy osoby ubezpieczonej, powinien zostać dostarczony w odpowiedniej instytucji w kraju, w którym pracodawca jest zarejestrowany (a zatem prawo tego kraju ma zastosowanie), już po wejściu w życie tych ustaleń. Instytucja ta ma możliwość potwierdzenia objęcia pracownika lokalnym systemem ubezpieczenia społecznego na okres nie dłuższy niż trzy lata.

W razie jakichkolwiek zmian w okolicznościach konieczne jest natychmiastowe poinformowanie kraju, który wydał certyfikat A1, o zmianie tych okoliczności (w celu oceny, czy zaświadczenie powinno zostać przedłużone).

Co w praktyce oznaczają regulacje dotyczące pracy zdalnej za granicą?

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia 883/2004 dotyczącego pracy wykonywanej jednocześnie w więcej niż jednym państwie członkowskim możliwe jest zachowanie statusu ubezpieczonego w państwie, w którym znajduje się pracodawca, pod warunkiem że pracownik nie realizuje istotnej części swoich obowiązków (co najmniej 25%) w kraju swojego zamieszkania.

Nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej z innych krajów mogą ułatwić uzyskanie certyfikatu A1 na mocy art. 16 Rozporządzenia 883/2004, co ułatwi pracodawcom aranżacje dotyczące pracy zdalnej, eliminując niektóre z obciążeń administracyjnych, np. konieczność rejestracji w obcych systemach ubezpieczeń społecznych, pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów.

Należy zaznaczyć, że postanowienia Umowy Ramowej nie eliminują możliwości zawierania indywidualnych porozumień w oparciu o art. 16 ust. 1 Rozporządzenia 883/2004 dla konkretnych przypadków pracowników, którzy nie mieszczą się w zakresie stosowania Umowy Ramowej. Pozwala to na negocjowanie szczególnych porozumień w sytuacjach, które są w interesie ubezpieczonego, aby zachować go w systemie ubezpieczeń wybranego kraju.

Jeśli szukasz pracy zdalnej, sprawdź oferty pracy pod linkiem: https://pl.jooble.org/praca-zdalna.

Artykuł Praca zdalna a siedziba firmy w Czechach pochodzi z serwisu Czechy Biznes Expert.