Od 1.01.2014r., kiedy to weszła w życie nowelizacja prawa prywatnego, czescy notariusze są uprawnieni do bezpośredniego dokonywania wpisów w rejestrach publicznych. W praktyce zajmują się tym od 1.05.2015r., ponieważ wcześniej brakowało regulacji prawnych dotyczących wysokości opłat sądowych za takie wpisy. Możliwość dokonania wpisu z pomocą notariusza jest ciekawym rozwiązaniem przede wszystkim dla właścicieli spółek – wpisy do rejestru handlowego (odpowiednik KRS) są szybsze i tańsze niż wpis dokonany przez sąd rejestrowy.

Notariusze mogą jednak dokonywać wpisów również do innych rejestrów publicznych, a więc do  rejestru stowarzyszeń, rejestru fundacji, rejestru instytutów, rejestru wspólnot mieszkaniowych, rejestru organizacji pożytku publicznego.

Głównym celem takiego rozwiązania było ułatwienie i przyspieszenie wpisów do rejestrów publicznych. Sąd prowadzi postępowanie, w przeciwieństwie do notariusza, który mając niezbędne dokumenty, dokonuje wpisu.

Warunki dokonania wpisu przez notariusza

Ustawa o rejestrach publicznych osób prawnych i fizycznych stanowi, że notariusz może dokonać bezpośredniego wpisu na wniosek osoby uprawnionej do jego podania, jeśli okoliczności wpisywane do rejestru mają podstawę w akcie notarialnym sporządzonym przez tego samego notariusza. W przeciwieństwie do wniosku składanego w sądzie, ten składany u notariusza nie musi spełniać żadnych wymogów formalnych – w praktyce chodzi po prostu o umowę między wnioskodawcą a notariuszem.

Akt notarialny musi zawierać oświadczenie notariusza, że ustalenia zawarte w akcie są zgodne z prawem i że zostały spełnione wszystkie wymogi formalne, niezbędne do dokonania wpisu.

Rzeczą ostatnią, lecz nie mniej istotną, są dokumenty dołączane do aktu notarialnego. To, jakie dokumenty należy dołączyć, jest oczywiście uzależnione od rodzaju wpisu i typu rejestru.

Dokonanie wpisu

Jeśli zostały spełnione wszystkie warunki wpisu do rejestru, notariusz dokona go za pomocą zdalnego dostępu bez zbędnej zwłoki po przyjęciu wniosku. Jako potwierdzenie, notariusz wyda wnioskodawcy wypis z rejestru publicznego. Dalej przesyła taki wypis również wszystkim osobom, które zostały wpisane do rejestru, a więc np. członkom organu statutowego, najpóźniej do trzech dni roboczych.

Dokumenty, które powinny się znaleźć w zbiorze dokumentów (np. pełnomocnictwa, oświadczenia, uchwały itp.) odpowiedniego sądu rejestrowego, zostają przez notariusza skonwertowane do wersji elektronicznej i wraz z elektronicznym odpisem aktu notarialnego trafiają do rejestru.

Wysokość opłat

Co ciekawe, opłaty sądowe za wpis do rejestru są niższe, niż te, które uiścimy, dokonując wpisu w sądzie. Ich wysokość jest następująca:

• Za pierwszy wpis spółki akcyjnej – 8 000 CZK (w sądzie zapłacimy 12 000 CZK),
• Za pierwszy wpis podmiotu innego niż spółka akcyjna – 2 700 CZK (w sądzie zapłacimy 6 000 CZK)
• Za dokonanie zmian w rejestrze lub dopełnienie wpisu – 1 000 CZK (w sądzie zapłacimy 2 000 CZK).

Za dokonanie wpisu i realizację wszystkich zadań z tym związanych pobierana jest dodatkowo opłata notarialna w wysokości 300 CZK netto.

Zalety

Oprócz wyżej opisanych niższych kosztów, do zalet można wliczyć szybkość takiego zapisu. Sąd ma na dokonanie wpisu pięć dni roboczych następujących po dniu złożenia wniosku. Sąd w tym czasie wydaje decyzję, którą następnie musi dostarczyć zainteresowanym. Wspomniany więc 5-dniowy, czy też 6-dniowy, okres wydłuża się o czas potrzebny na doręczenie decyzji. W związku z prawem do odwołania od decyzji – wszystko się dodatkowo przeciąga o czas nabycia przez decyzję mocy prawnej.

U notariusza spółka zostaje wpisana do rejestru w dniu, w którym wnioskodawca dostarczy komplet dokumentów. Wpisy są widoczne w rejestrze zazwyczaj następnego dnia.

Inną zaletą jest bezpośredni kontakt z notariuszem. W razie niejasności, konieczności dopełnienia, a nawet poprawienia dokumentów konsultujemy się z nim, dzięki czemu unikamy przedłużenia całej sprawy lub nawet oddalenia wniosku, co może się zdarzyć w postępowaniu sądowym.

Wady

Notariusze, dokonując wpisu do rejestru, ponoszą sporą odpowiedzialność. W związku z tym często podchodzą bardzo ostrożnie i skrupulatnie do wymogów formalnych dokumentacji. Urzędnicy sądowi nie oceniają poprawności formalnej niektórych dokumentów bądź nie są w stanie takiej oceny dokonać, tym samym bywają mniej wymagający pod tym kątem. 

Niektóre kancelarie notarialne w ogóle nie oferują bezpośrednich zapisów do rejestrów publicznych, co prawdopodobnie wynika z dużych wymogów administracyjnych i ponoszonej odpowiedzialności. Dodatkowo trzeba pamiętać, że notariusz nie może wpisać wszystkiego, a jedynie okoliczności mające oparcie w akcie notarialnym. 

Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Na naszej stronie znajdą państwo dokładny opis procedury rejestracji spółki s.r.o. (z o.o.).

Na potrzeby tego artykułu podajemy skrótowe informacje. Skupiamy się przede wszystkim na porównaniu kosztów związanych ze wpisem spółki do rejestru i czasie niezbędnym na jego dokonanie przez sąd oraz notariusza.

Spółka zostaje zawiązana poprzez stworzenie umowy spółki w formie aktu notarialnego. W zależności o tego, czy spółkę zakłada kilku wspólników lub jedna osoba, umowę taką nazywa się odpowiednio – společenská smlouva (kilku wspólników) lub zakladatelská listina (spółka jednoosobowa).

Koszty stworzenia takiej umowy są uzależnione od tego, co konkretnie musi regulować i jak skomplikowane są jej zapisy. Na ogół wahają się między 6000 CZK netto a 6500 CZK netto. W przypadku spółek jednoosobowych istnieje również możliwość skorzystania z gotowego wzoru, co pozwala zaoszczędzić czas, ale uniemożliwia dostosowanie umowy do indywidualnych potrzeb. Stworzenie takiej umowy kosztuje od 4000 CZK netto do 4500 CZK netto.

Za moment powstania spółki uznaje się jednak wpis do rejestru handlowego (obchodní rejstřík – odpowiednik KRS). Dokumenty, które należy dołączyć do wniosku to:

1. Umowa spółki w formie aktu notarialnego
2. Zgoda odpowiednich osób na ich wpis do rejestru
3. Potwierdzenie z banku o wpłacie kapitału zakładowego
4. Potwierdzenie o rejestracji przedmiotu działalności
5. Zgodę właściciela lokalu na umieszczenie w nim siedziby spółki

O wpis można wnioskować w sądzie – konieczne będzie dokonanie opłaty sądowej w wysokości 6000 CZK. W ciągu 5 dni roboczych (następujących po dniu złożenia wniosku) sąd wyda decyzję i przekaże ją wspólnikom. Od decyzji sądu przysługuje 15-dniowy okres odwoławczy. Po jego upłynięciu spółka zostaje wpisana do rejestru.

Podsumowując: 6000 CZK (minimalny koszt aktu notarialnego) + 6000 CZK (opłata sądowa) = 12 000 CZK. Dokonanie wpisu trwa około 20 dni od chwili złożenia kompletu dokumentów (choć raczej dłużej – ciężko określić czas niezbędny na doręczenie decyzji).

Jeśli zlecimy wpis notariuszowi, poniesiemy koszty związane z czynnościami notarialnymi, a więc 300 CZK, oraz opłatę sądową w wysokości 2700 CZK. Spółka zostanie wpisana do rejestru jeszcze tego samego dnia, choć będzie w nim widoczna prawdopodobnie na następny dzień roboczy. Niemniej, w porównaniu z procedurą sądową, jest rozwiązanie błyskawiczne.

Podsumowując: 6000 CZK (minimalny koszt aktu notarialnego) + 2700 CZK (opłata sądowa) + 300 CZK (opłata za czynności notarialne) = 9 000 CZK. Dokonanie wpisu odbywa się w dniu dostarczenia kompletu dokumentów.

!!! Ciekawostką, która zainteresuje przede wszystkim indywidualistów, jest fakt, że gotowy wzór umowy spółki pozwala zaoszczędzić nie tylko na samym akcie notarialnym, ale również na opłatach sądowych. Zlecając notariuszowi wpis oparty na takim właśnie dokumencie, nie ponosimy opłaty sądowej.

Koszty będą więc wyglądać tak: 4000 CZK (minimalny koszt aktu notarialnego) 300 CZK (opłata za czynności notarialne) = 4 300 CZK. Dokonanie wpisu odbywa się w dniu dostarczenia kompletu dokumentów.

Artykuł Bezpośredni wpis do rejestru – uprawnienia notariuszy pochodzi z serwisu Czechy Biznes Expert.

W Czechach można prześwietlić potencjalnego kontrahenta w sposób, który zaoszczędzi nasz czas, wysiłek i pieniądze. Aby dowiedzieć się o sytuacji danego podmiotu, nie musimy udawać się do sądu i tracić czasu na przeglądanie dokumentacji w czytelni. Wszystkie niezbędne informacje możemy znaleźć w Internecie, ponieważ czeskie ograny administracji państwowej mają obowiązek prowadzić rejestry i ewidencje w formie elektronicznej. Dzięki temu możemy w zaciszu własnego domu, czy biura, przejrzeć nie tylko wypis z Rejestru handlowego, ale również sprawozdanie finansowe danego podmiotu, możemy sprawdzić, czy jest on aktywnym płatnikiem VAT oraz, czy regularnie rozlicza VAT, możemy się dowiedzieć o ewentualnych zadłużeniach, czy toczonych postępowaniach upadłościowych. Co więcej, cała sprawa została uproszczona poprzez stworzenie wirtualnego systemu ARES.

Co to jest ARES?

ARES to akronim od Administrativní registr ekonomických subjektů (Administracyjny rejestr podmiotów ekonomicznych). Jest to internetowa baza danych prowadzona przez Ministerstwo Finansów, której zadaniem jest kompleksowe udostępnienie danych dotyczących podmiotów ekonomicznych.

Dane pochodzą ze źródłowych systemów informacyjnych takich jak rejestry i ewidencje prowadzone przez organy administracji państwowej. Jeśli dany organ posiada bazę danych online, aplikacja ARES umożliwia też bezpośrednie przejście do tej bazy.

Do systemu ARES podmioty nie mogą się bezpośrednio wpisywać ani dokonywać zmian. Tego rodzaju czynności muszą dokonywać w rejestrach źródłowych instytucji państwowych (np. jeśli w ARES pojawia się informacja, że dana osoba jest aktywnym płatnikiem podatku VAT, oznacza to, że dokonała ona rejestracji do podatku VAT w odpowiednim urzędzie skarbowym).

Jak uzyskać informacje?

Dostęp do danych jest całkowicie publiczny i nie jest w żaden sposób ograniczony. Nie ma konieczności składania wniosków i ponoszenia opłat. Ponadto, aby korzystać z ARES, nie trzeba się rejestrować do systemu. Uzyskiwanie informacji wymaga jedynie wpisania nazwy podmiotu lub numeru NIP w systemową wyszukiwarkę.

Wszystkie dane, które ARES udostępnia, służą wyłącznie do celów informacyjnych, co oznacza, że wypisy z systemu nie mają charakteru dokumentów urzędowych (np. w przeciwieństwie do wypisów z Rejestru handlowego) i nie można ich wykorzystać w postępowaniu urzędowym.

Skąd pochodzą dane?

Główne rejestry źródłowe:

Rejestr publiczny (Veřejný rejstřík VR) – prowadzony przez rejonowe sądy rejestrowe, zawiera ogólne informacje o podmiotach gospodarczych, a więc nazwę lub nazwisko, adres siedziby, informacje o prawnej formie, przedmiocie działalności, organach statutowych itp.

Rejestr gospodarczy (Živnostenský rejstřík RŽP) – prowadzony przez Ministerstwo przemysłu i handlu, zawiera przede wszystkim informacje dotyczące rodzajów prowadzonej działalności, posiadanych pozwoleń oraz koncesji, przeszkód w prowadzeniu działalności, dodatkowo podaje informacje o upadku lub likwidacji przedsiębiorstwa.

Rejestr podmiotów ekonomicznych (Registr ekonomických subjektů RES) – prowadzony przez Czeski Urząd Statystyczny, który prócz wyżej wspomnianych informacji klasyfikuje podmioty np. według ilości zatrudnionych pracowników.

Rejestr Kościołów i wspólnot religijnych (Registr církví a náboženských společností RCNS) – prowadzony przez Ministerstwo Kultury, podaje informacje o istniejących wspólnotach religijnych oraz o podmiotach gospodarczych założonych przez te wspólnoty.

Narodowy rejestr dostawców usług zdrowotnych (Národní registr poskytovatelů zdravotních služeb NRPZS) – prowadzony przez Instytut informacji i statystyki zdrowotnej, umożliwia uzyskanie informacji na temat szeroko pojętych ośrodków medycznych oraz zakresu oferowanych przez nie usług.

Ewidencja działalności rolniczej (Evidence zemědělského podnikatele EZP) – prowadzona przez Ministerstwo Rolnictwa.

Spis partii i ruchów politycznych (Seznam politických stran a hnutí PSH) – prowadzony przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych.

Rejestr szkół i ośrodków szkoleniowych (Rejstřík škol a školských zařízení RŠ) – prowadzony przez Ministerstwo Szkolnictwa, Młodzieży i Sportu.

Dodatkowe rejestry źródłowe:

Rejestr płatników podatku VAT (Registr plátců daně z přidané hodnoty DPH, SkDPH) – prowadzony przez Administrację skarbową, zawiera również informacje o nierzetelnym płatniku VAT.

Rejestr płatników podatku akcyzowego (Registr plátců spotřební daně SD) – prowadzony przez Służbę celną.

Centralna ewidencja upadłości (Centrální evidence úpadců CEU) – prowadzona przez Ministerstwo Sprawiedliwości, informuje o podmiotach, wobec których jest toczone postępowanie upadłościowe.

Rejestr upadłościowy (Insolvenční rejstřík IR) – prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości, informuje o podmiotach upadłych.

Rejestr funkcjonalny organizacji systemu ARIS (Účelový registr organizací systému ARIS RARIS) – prowadzony przez Ministerstwo Finansów.

Centralna ewidencja dotacji i budżetu (Centrální evidence dotací z rozpočtu CEDR) – prowadzona przez Ministerstwo Finansów.

Kontrolny rejestr źródłowy:

Terytorialny identyfikacyjny rejestr adresów (Územně identifikační registr adres UIR-ADR) – prowadzony przez Ministerstwo Pracy i Spraw Socjalnych.

Artykuł Sprawdzanie wiarygodności kontrahenta pochodzi z serwisu Czechy Biznes Expert.