Jeśli pracodawca wysyła pracowników w podróż służbową, jest zobowiązany do kompensacji wydatków na wyżywienie za każdy dzień przebywania na delegacji. Musi wypłacać tzw. diety, które są wyrównaniem zwiększonych wydatków na wyżywienie – np. w restauracji, gdzie na co dzień nie jadamy. Nie są zwrotem całości wydatków związanych z wyżywieniem na delegacji, co wynika z prostej logiki – podczas wykonywanie swoich obowiązków na miejscu, pracownik również jada, ale wtedy nie otrzymuje zwrotu pieniędzy. Jednocześnie wypłacanie diet nie jest związane z tym, czy pracownik rzeczywiście na delegacji jadał czy nie, czy jedzenie było przygotowane w lokalu gastronomicznym czy samodzielnie.

Diety są stanowione ryczałtem uzależnionym od czasu trwania wyjazdu służbowego. Dlatego też nie jest wymagane od pracownika przedstawianie wydatków na jedzenie. Co więcej, w zależności od rozwoju cen, wysokość stawek może ulec zmianie, jeśli dane czeskiego urzędu statystycznego wykażą wzrost lub spadek cen przynajmniej o 20%.

Dla pracowników sektora publicznego są stanowione granice górne i dolne. Dla pracowników sektora prywatnego są przewidziane jedynie dolne granice. Pracodawca nie może więc wypłacać diet niższych, niż określone w prawie, może je jednak dowolnie podwyższyć. W takiej sytuacji suma przewyższająca górną granicę określoną dla sektora publicznego nie jest wliczana do kosztów obniżających podstawę opodatkowania.

Dzienne stawki diet wyglądają następująco:

78 CZK (dla pracowników sektora publicznego jest to maksymalnie 93 CZK), jeśli wyjazd służbowy trwa 5 – 12 godzin;

119 CZK (dla pracowników sektora publicznego jest to maksymalnie 143 CZK), jeśli wyjazd służbowy trwa 12 – 18 godzin;

186 CZK (dla pracowników sektora publicznego jest to maksymalnie 223 CZK), jeśli wyjazd służbowy trwa ponad 18 godzin.

W podróży służbowej, która przypada na dwa dni kalendarzowe następujące po sobie, odstępuje się od oddzielnego określania czasu trwania podróży służbowej, jeśli jest dla pracownika korzystniejsze.

Zapewnienie pracownikowi bezpłatnych posiłków, które mają charakter śniadania, obiadu lub kolacji, powoduje zmniejszenie należnej diety o:

70%, jeśli delegacja trwa 5 – 12 godzin;

35%, jeśli delegacja trwa 12 – 18 godzin;

25%, jeśli delegacja trwa ponad 18 godzin.

Dalej diety nie przysługują w ogóle, jeśli delegacja trwała:

5 – 12 godzin i były zapewnione 2 bezpłatne posiłki;

12 – 18 godzin i były zapewnione 3 bezpłatne posiłki.

Oczywiście w przypadku delegacji trwających kilka dni pracodawca musi dodatkowo zapewnić nocleg lub pokryć jego  koszty.

Delegacja zagraniczna

Planując zagraniczną podróż służbową, pracodawca musi pamiętać o tym, że pracownikowi przysługują wyższe diety. Stawki różnią się w zależności od kraju i są określane w obcej walucie. Jeśli pracownik sobie tego życzy, należy mu wypłacić diety w koronach czeskich, kierując się kursem Narodowego Banku Czech (ČNB).

Prawo do diety przysługuje od momentu przekroczenia granicy Czech lub od momentu startu samolotu. Może się zdarzyć, ze w ciągu jednego dnia pracownik przejedzie kilka krajów. Stawka diety jest zależna od  tego, w którym kraju przebywał najdłużej.

Diety ulegają obniżeniu, gdy podróż zagraniczna trwa niecały dzień:

Jeśli pracownik spędził za granicą od 1 do 12 godzin, przysługuje 1/3 diety;

Jeśli pracownik spędził za granicą od 12 do 18 godzin, przysługuje 2/3 diety;

Jeśli pracownik spędził za granicą ponad 18 godzin, przysługuje 100% diety;

Dalej diety ulegają obniżeniu, jeśli pracownik miał zapewnione bezpłatne posiłki. Ich wysokość wylicza się w taki sam sposób, jak opisany powyżej.

Pracodawca może również z własnej woli zaproponować delegowanemu „kieszonkowe”. Jeśli nie przekracza ono 40% diety, może zostać wliczone do kosztów.

Podróż samochodem

Jeśli pracodawca wysyła pracownika w podróż służbową samochodem, musi zrekompensować koszty paliwa. Zwrot kosztów paliwa wylicza się na podstawie dowodów zakupu przedstawionych przez pracownika, z których jasno wypływa związek z podróżą służbową, lub w oparciu o ryczałt określony w rozporządzeniu czeskiego Ministerstwa Pracy i Spraw Społecznych, który bazuje na średniej cenie paliw.

Za 1l paliwa w 2018r. jest to:

30,50 CZK w przypadku benzyny 95,

32,80 CZK w przypadku benzyny 98,

29,80 CZK w przypadku Diesla.

Pracodawca może się również zgodzić na to, aby pracownik udał się w podróż służbową własnym lub wypożyczonym samochodem. Dodatkowo musi wtedy pokryć koszty amortyzacji. Podstawowa stawka za 1 km przebiegu pojazdów motorowych dwu- i trójkołowych wynosi minimalnie 1,10 CZK, w przypadku samochodów osobowych – 4 CZ.

Ważne jest to, aby pojazd był zarejestrowany w Czechach i miał dokumenty, które spełniają wymogi czeskiego prawa.

Artykuł Rozliczanie delegacji pracowników pochodzi z serwisu Czechy Biznes Expert.

Przepisy obowiązujące w Czeskiej Republice pozwalają na delegowanie za granicę pracowników na umowie o pracę lub na DPČ (dohoda o pracovní činnosti – umowa o czynności zawodowej, dowiesz się o niej więcej w naszym artykule), co wynika z faktu, że oba rodzaje umów zapewniają pracownikowi ubezpieczenie socjalne. Jest to istotne, ponieważ tylko wtedy jest możliwe załatwienie formularza A1 (patrz niżej), który jest kluczowym dokumentem przy wysyłaniu pracownika za granicę.

Delegując pracownika za granicę należy zapewnić warunki pracy regulowane przez prawo obowiązujące w danym kraju, a więc:

• maksymalny czas pracy i minimalny czas odpoczynku
• minimalną długość urlopu wypoczynkowego (na rok kalendarzowy)
• minimalne wynagrodzenie (które nie obejmuje wyrównania kosztów podróży czy zakwaterowania)
• ochronę zdrowia, bezpieczeństwa i higieny pracy
• środki ochronne dotyczące warunków pracy kobiet w ciąży/krótko po porodzie i matek z małymi dziećmi
• równouprawnienie kobiet i mężczyzn i inne zasady przeciwko dyskryminacji

Wyjątek stanowi pierwszy montaż lub instalacja produktu, jeśli jest nieodzownym elementem dostawy towaru, a czas pobytu za granicą nie przekroczy 8 dni.

Jak zaplanować delegację?

Formularz A1 – można go uzyskać w powiatowym urzędzie ubezpieczeń socjalnych (okresní správa sociálního zabezpečení). Formularz ten potwierdza, że pracownik podlega czeskim przepisom o zabezpieczeniu socjalnym (jeśli przebywa za granicą maksymalnie dwa lata), jak również jest dowodem na to, że przebywa na delegacji.

Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (Evropský průkaz zdravotního pojištění) – która potwierdza opłacanie składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Pracownik powinien też mieć z sobą kopię umowy o zatrudnieniu, która udowodni czas trwania stosunku pracy oraz jego formę, dokument potwierdzający wysokość wynagrodzenia oraz kopię umowy (zamówienia) na wykonywaną usługę.

Niektóre kraje wymagają, aby przed wysłaniem pracownika zawiadomić odpowiednie organy i poinformować je, w jaki sposób będzie się można kontaktować z pracodawcą, jaki będzie adres miejsca pracy wysyłanego pracownika i jak długo będzie przebywał na delegacji.

Obowiązkowe jest natomiast zgłoszenie pobytu pracownika w urzędzie do spraw cudzoziemców danego kraju, jeśli delegacja będzie trwała dłużej niż 3 miesiące.

Kiedy i jaki podatek należy zapłacić

Jeśli suma wszystkich dni spędzonych na zagranicznej delegacji przekroczy 183 w ciągu okresu wskazanego w odpowiedniej umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania (różnią się w zależności od kraju wysłania), pracodawca musi się zarejestrować w urzędzie podatkowym danego kraju, aby zapłacić podatek od wynagrodzenia. Taki sam obowiązek powstaje, kiedy firma wysyłająca założy w danym kraju stały oddział czy filię. W tej sytuacji należy też firmę zarejestrować jako płatnika podatku dochodowego od osób prawnych.

Uwaga! W wielu krajach za powstanie stałego oddziału uznaje się również transgraniczne świadczenie usług trwające przez dłuższy czas (często chodzi o sumę 6 miesięcy w jakimkolwiek okresie 12 miesięcy, lub sumę 9 miesięcy w jakimkolwiek okresie 15 miesięcy).

Jeśli chodzi o płacenie podatku VAT, bardzo często, choć nie jest to zasada, obowiązuje tzw. reverse charge, czyli przeniesienie obowiązku podatkowego na jednostkę, która korzysta ze świadczonych usług. 

Artykuł Zasady delegowania pracowników od innych krajów UE pochodzi z serwisu Czechy Biznes Expert.